Het maken en versturen van de contributiefacturen is een precies klusje. Je krijgt vaak geen complimenten wanneer alles vlekkeloos loopt, maar hoort het direct wanneer er per abuis iets verkeerd gaat.
In dit artikel leggen we uit hoe je met onze nieuwe contributiefacturen-tool makkelijk facturen kan maken en versturen.
Wanneer gebruik je de tool voor het aanmaken van contributiefacturen?
De tool voor het aanmaken en versturen van contributiefacturen is in de meeste gevallen te gebruiken:
Leden binnen een lidstatus betalen allemaal dezelfde contributie
Leden binnen een lidstatus krijgen op hetzelfde moment een factuur voor de contributie
Wat is de contributiefacturen tool?
Deze tool berekent precies welk lid, voor welke periode, een factuur moet krijgen.
Dit zorgt voor betere controle en minder fouten.
Voordat je deze start is het goed om een aantal instellingen te controleren.
1. Contributieinstellingen controleren
Voordat je de contributiefacturen-tool gaat starten is het goed om eerst een aantal instellingen te controleren.
Controleer per lidstatus of deze het juiste contributieproduct en -termijn hebben. Je doet dit via 'Instellingen > Lidstatussen'.
Nu ben je nu klaar om de contributietool te starten.
2. Facturen aanmaken met de contributietool
Ga vervolgens naar 'Financieel > Facturen' en klik rechtsboven op 'Nieuwe factuur > Contributiefacturen aanmaken'.
De wizard neemt je mee door de volgende stappen:
Stap 1 - Selecteer een contributieperiode
Kies de periode waarvoor je contributiefacturen wil aanmaken. Kent je vereniging meerdere periodes (bijv. betalers per jaar en betalers per maand), gebruik de contributietool dan meerdere keren voor iedere afzonderlijke periode.
Stap 2 - Selecteer welke lidstatussen je wilt factureren
Selecteer de lidstatussen waarvoor je contributiefacturen wil aanmaken.
Kun je de gewenste lidstatus niet selecteren? Zorg dan dat de lidstatus een contributieproduct heeft en de gekozen periode overeenkomt met de ingestelde contributietermijn voor de lidstatus.
Stap 3 - Overzicht met de "aan te maken facturen" per lidstatus
Controleer of de aantallen en totaalbedragen overeenkomen met het verwachte aantal facturen en totaalbedrag.
Stap 4 - Factuurgegevens
Hier selecteer je de juiste factuurworkflow. Deze workflow bepaalt de begeleidende teksten en betaalmethode. Meer over factuurworkflows.
Eventueel kun je een referentie en een factuurdatum instellen.
Stap 5 - Bevestiging
Je krijgt een laatste overzicht met alle totalen. Je kunt nu de concept-facturen aanmaken.
Elke nieuwe factuur is altijd eerst een concept-factuur. Zodat je kan controleren of de factuur klopt. Een concept-factuur kun je nog aanpassen of verwijderen.
Nu ben je klaar om de concept-contributiefacturen te controleren en vervolgens te versturen/verwerken.
3. Concept-facturen controleren en versturen/verwerken
Na het aanmaken van de concept-facturen kun je deze controleren:
Klopt het totaal aantal concept-facturen?
Klopt het product en het bedrag op de factuur?
Is de gewenste workflow gebruikt?
Zijn de facturen die je verwacht te kunnen incasseren daar ook voor aangemerkt?
Voor het versturen van alle concept-facturen, kies je voor 'Bulk-acties > Verstuur facturen'. Daarna kies je voor 'Verstuur alle concept-facturen' en kies je de verzendmethode.
Automatische incasso en betalingen verwerken
Nu ben je klaar om betalingen te ontvangen. Wanneer je facturen wil incasseren, moet je hiervoor nog een paar stappen extra zetten.
In onderstaande artikelen leggen we je uit hoe je een incassobestand samenstelt en hoe je betalingen verwerkt.