Het maken en versturen van de contributiefacturen is vaak een precies klusje.
In dit artikel leggen we uit hoe je met onze nieuwe contributiefacturen-wizard makkelijk facturen kan maken en versturen.
De volledige uitleg over factureren maken, producten instellen, factuurworkflows lees je hier.
Inhoud
Introductie (automatisch of handmatig)
1. Contributie instellingen controleren (video)
2. Contributie facturen-wizard starten
3. Concept-facturen controleren en versturen.
Introductie: Automatisch of Handmatig facturen aanmaken?
(Afbeelding: onze nieuwe contributiefacturen-wizard)
Handmatig
Je kunt natuurlijk handmatig een factuur aanmaken door:
- een set leden te selecteren,
- een factuur te maken voor set leden,
- deze te 'markeren als contributiefactuur' en velden invullen.
- je gemaakte concept-facturen controleren en vervolgens versturen.
Dit proces herhaal je voor alle lidstatussen (en contributie producten).
Automatisch
Je kunt in onze nieuwe interface nu ook de nieuwe "Contributiefacturen"-wizard gebruiken.
Deze berekent precies welk lid, voor welke periode, een factuur moet krijgen.
Dit zorgt voor minder controle en minder foutjes. Voordat je deze start is het goed om een aantal instellingen te controleren.
Heb je je contributie producten, en o.a. de contributie termijnen, goed ingesteld?
Dan is facturen maken een makkie met onze nieuwe wizard:
1. Contributieinstellingen controleren
Voordat je de contributiefacturen-wizard gaat starten is het goed om eerst een aantal instellingen te controleren.
Onderstaande video legt kort uit waar je de contributieinstellingen controleert"
Stappen uit de video
Controleer of je Producten up-to-date zijn.
Stel per lidstatus in wat de "contributie periode" en het "contributie product" is (denk ook aan: "naar rato" en de factuurtermijn).
Controleer je Factuurworkflow; (gebruik je automatisch incasso, zijn de teksten op de factuur correct (en generiek), staan de automatische herinneringen aan/uit (we adviseren om in het begin de herinneringen uit te zetten)
Controleer bij: Instellingen > Financieel > Algemeen: de startmaand van verenigingsjaar.
Nu ben je nu klaar om de contributiefacturen-wizard te starten & je concept-facturen te maken en te controleren.
2. Contributiefacturen-wizard starten en facturen aanmaken
Ga naar: Financieel > Facturen > groene knop: +Nieuwe factuur > contributiefacturen aanmaken.
De wizard neemt je mee door de volgende stappen:
In deze video lopen we kort door de wizard heen: {video coming soon}
Stappen uitgelegd
Stap 1 - Selecteer een contributieperiode. Je herhaalt de wizard per periode.
Heb je dus ook leden die bijv 'maandelijks' betalen (ipv Jaarlijks)? Dan herhaal je dit proces apart, elke maand). Deze facturen kunnen later samen in een incassobatch naar je bank (in het geval van automatisch incasso als betaalwijze).
Stap 2 - Selecteer welke lidstatussen je wilt factureren.
(Hier kún je dus ook lidstatussen met leden selecteren met een afwijkende factuurtermijn (bijv. maandelijks), die zullen in de volgende stap worden overgeslagen.)
Stap 3 - Overzicht met de "aan te maken facturen" per lidstatus. Hier zie je of de aantallen overheen komen met je verwachting.
Stap 4 - Factuurgegevens. Hier selecteer je de juiste factuurworkflow: hierin staan de teksten die je je leden stuurt, samen met tekst op de factuur. Meer over factuurworkflows.
Eventueel kun je een Referentie en een factuurdatum instellen.
Stap 5 - Bevestiging voor het aanmaken van de concept-contributiefacturen.
Elke nieuwe factuur is altijd eerst een concept-factuur. Zodat je kan controleren of de factuur klopt. Een concept-factuur kun je nog aanpassen of (ook in bulk) verwijderen.
Nu ben je klaar om de concept-contributiefacturen te controleren en vervolgens te versturen/verwerken.
3. Concept-facturen controleren en versturen/verwerken
Om de concept-facturen te verwerken zul je deze moeten 'Versturen'.
Voordat je dat doet is het goed om even een aantal facturen te controleren
Ga naar: Financieel > Facturen > grijze knop: Bulk acties > kies: Verstuur facturen.
In de daaropvolgende stappen kies je o.a. de manier van verzenden.
Het Versturen van een factuur betekent:
dat je van een concept-factuur (of meerdere) een 'te betalen' factuur maakt.
dat je kiest hoe je je leden hierover informeert.
Hier kun je kiezen uit:1 - Volgens de teksten uit je gekozen factuurworkflow.
2 - Per e-mail. Hier krijg je een kopie van de tekst uit je factuurworkflow en kun je deze nog aanpassen.
3- Handmatig. Dan wordt er nu geen e-mail aan je leden verzonden.
(Dit kun je later alsnog doen, middels een Tijdelijk filter en een handmatige mailing aan Selectie leden, o.i.d.)
Facturen verzonden? Tijd om te innen!
Nu ben je klaar om betalingen te ontvangen, soms gaat dat via automatisch incasso en/of iDeal, en/of een handmatige overboeking.
Zie onderstaande artikelen met meer informatie over: hoe je (contributie-)facturen kan innen, hoe je je betalingen verwerkt, herinneringen stuurt, storneringen verwerkt, oftewel alles om je administratie 'netjes te houden'.
Andere nuttige financiële artikelen