In dit artikel

  1. Om te beginnen - wat heb je nodig voor automatische incasso?

  2. Facturen betalen middels automatische incasso

  3. Incassobestand samenstellen

  4. Betalingen verwerken

Om te beginnen

Om facturen te kunnen incasseren via automatische incasso via Congressus zijn er een paar randvoorwaarden:

  • Incasso-contract bank
    Je vereniging dient een geldig incasso-contract afgesloten te hebben met de bank. Je kunt via 'Instellingen > SEPA incasso' informatie uit dit contract toevoegen aan Congressus.

  • Lid met machtiging
    Om bij een lid te mogen incasseren, dient dit lid een machtiging te hebben gegeven aan je vereniging. Je kunt in het profiel van het lid aangeven of het lid een machtiging gegeven heeft.

  • Workflow met automatiche incasso
    Een factuur incasseren kan alleen wanneer automatische incasso is geactiveerd in de factuurworkflow.

Facturen betalen middels automatische incasso

Wanneer je facturen aanmaakt kijkt Congressus of deze factuur eventueel via automatische incasso geïncasseerd kan worden. Incasseren kan alleen wanneer aan de voorwaarden hierboven wordt voldaan.

Factuur laten betalen via automatische incasso

Je kunt een factuur alsnog laten betalen via automatische incasso.

  • Bewerk de factuur

  • Klik op het pijltje naar 'Verwerk betaling' - enkel zichtbaar wanneer aan alle voorwaarden is voldaan

  • Kies voor 'Automatische incasso inschakelen'

  • Bevestig je keuze

Factuur niet meer betalen via automatische incasso

Je kunt automatische incasso ook uitschakelen voor een factuur.

  • Bewerk de factuur

  • Klik op het pijltje naar 'Verwerk betaling'

  • Kies voor 'Automatische incasso uitschakelen'

  • Bevestig je keuze

Automatische incasso gebruiken via bulk

Je kunt facturen ook in bulk aanmerken voor gebruik van automatische incasso.

  • Ga naar 'Facturen'

  • Klik rechtsboven op 'Acties > Automatische incasso gebruiken'

  • Selecteer de gewenste facturen of kies voor 'Automatische incasso gebruiken voor alle facturen'

Je kunt dit ook doen om automatische incasso in bulk uit te schakelen bij facturen.

Incassobestand samenstellen

Om te incasseren dien je betalingen via automatische incasso te verzamelen in een incassobestand. Dit incassobestand kun je vervolgens via internetbankieren uploaden bij je bank. Je bank zal de betalingen verwerken en het geld incasseren bij je leden.

Samenstellen van een incasso-bestand gaat als volgt:

  • Ga naar 'Automatische incasso'

  • Klik rechtsboven op 'Automatische incasso toevoegen'

  • Geef het bestand een naam. Deze naam komt ook op het bankafschrift van je leden.

  • Voeg eventueel een uitvoeringsdatum van de incasso toe

  • Klik op 'Volgende stap'

  • Selecteer de producten die je wil incasseren. Wanneer je geen selectie maakt, worden alle betalingen via automatische incasso toegevoegd.

  • Klik op 'Volgende stap'

  • Controleer de facturen die je wil incasseren. Zet het vinkje uit bij facturen die je niet wil opnemen in je incassobestand. Bij meer dan 500 facturen is het niet mogelijk om handmatig te selecteren.

  • Klik op 'Volgende stap'

  • Controleer of alle totalen kloppen

  • Klik op 'Opslaan'

Je incassobestand is nu gereed.

Incassobestand indienen bij de bank

Klik rechtsboven op 'Exporteren'. Het bestand dat je nu krijgt, kun je uploaden via internetbankieren bij de bank van je vereniging.

Betalingen verwerken

Nadat het incassobestand is ingediend bij de bank, zal de bank de betalingen verwerken en incasseren bij je leden. Het is nu zaak om in Congressus Manager aan te geven welke incasso's geslaagd zijn en welke gestorneerd. Dit kan op twee manieren.

Handmatig

Je kunt per incassobestand handmatig aangeven welke betalingen geslaagd zijn (de factuur is betaald) of gestorneerd (de betaling is niet geslaagd).

  • Bewerk het incassobestand in Congressus Manager

  • Ga naar het tabblad 'Betalingen'

  • Selecteer de betalingen waarvan je de status wil wijzigen. Met het vinkje bovenaan de tabel selecteer je alle betalingen in het overzicht.

  • Kies de gewenste status

  • Klik op 'Wijzigingen opslaan'

Bank-import

Voor het gebruik van bank-import is pakket Pro nodig.

Je kunt alle betalingen via automatische incasso ook automatisch verwerken in Congressus Manager door middel van de bank-import. Hiervoor maak je in internetbankieren een download van je banktransacties in CAMT.053-formaat.

De banktransacties kun je importeren in Congressus Manager. Congressus zal alle banktransacties herkennen die te maken hebben met automatische incasso en deze voor je verwerken. Alle overige banktransacties kun je zelf matchen met facturen of negeren.

  • Ga naar 'Bank'

  • Klik rechtsboven op 'Upload CAMT.053'

  • Voeg het bestand met banktransacties toe dat je hebt gedownload in internetbankieren


Gerelateerde artikelen

Heb je het antwoord gevonden?