Het versturen van de contributiefacturen is vaak een precies klusje. In dit artikel leggen we stap-voor-stap uit hoe je dit het beste kunt doen en waar je rekening mee dient te houden. Onderaan dit artikel vind je een handige video waarin we je alle stappen uit dit artikel nog een keer uitleggen.
Inhoud van deze stap-voor-stap
Controleer de workflow
De workflow bepaalt onder andere:
Hoe je factuur verzonden wordt
Welke tekst er op de factuur staat
Welke tekst er in de begeleidende mail staat
Of je automatische incasso wil gebruiken
Hoe de ontvanger kan betalen
Wat de betaaltermijn van de factuur is
Omdat contributie een belangrijk contactmoment met je leden kan zijn, gebruiken veel verenigingen een aparte workflow voor de contributie.
Via 'Instellingen > Factuurworkflows' kun je de huidige workflows wijzigen of een nieuwe workflow aanmaken.
Automatische incasso instellen
Wanneer je de contributie wil incasseren bij je leden, is het goed om de volgende punten even te controleren:
Zijn de limieten in je incassocontract nog up-to-date? Je controleert deze limieten via 'Instellingen > Financieel > SEPA incasso'. Zijn de limieten niet meer toereikend? Dan dien je dit eerst te wijzigen bij je bank en aan te passen in Congressus Manager.
Heb je 'Automatische incasso' geactiveerd in de workflow die je wil gebruiken?
Producten aanmaken
Is het contributiebedrag dit jaar gewijzigd, dan is het verstandig een nieuw product aan te maken voor elke contributievorm of contributiebedrag dat je vereniging kent.
Vaak is er al een aparte map voor 'Contributie' aangemaakt onder 'Producten' in Congressus Manager. Hier kun je naar wens per verenigingsjaar nog een submap in maken en de producten aan toevoegen.
Facturen aanmaken
Je kunt facturen in bulk aanmaken. Doe dat per contributiebedrag / contributievorm. Wanneer alle leden hetzelfde bedrag betalen, hoef je onderstaande stappen maar één keer te doorlopen.
Ga naar de ledenadministratie
Filter de leden die een factuur wil sturen. Dit kan met een 'Tijdelijk filter'
Klik rechtsboven op 'Lijst maken'
Klik op het pijltje naast 'Lijst: xx leden'
Kies voor 'Facturen toevoegen voor lijst'
Volg het stappenplan
Voeg eventueel een referentie toe
Kies de juiste workflow
Geef aan voor welke periode de contributie is
Kies het juiste product
Voeg de facturen toe
Herhaal deze stappen voor ieder contributiebedrag.
Facturen versturen
Alle aangemaakte facturen staan als 'Concept' in je administratie. Dit is een goed moment om te controleren of het totaal aantal facturen klopt met het aantal leden dat contributie moet betalen.
Klopt alles? Dan kun je de concept-facturen versturen!
Klik rechtsboven op 'Acties > Verstuur facturen'
Klik onder het overzicht op 'Alle xx facturen versturen'
Kies welke verzendwijze je wil gebruiken. Heb je deze goed ingesteld in de workflow, kies dan voor 'Volgens workflow'
Verstuur de facturen
Incassobestand samenstellen en opsturen naar je bank
Nu alle facturen in de administratie staan, kun je een incassobestand samenstellen. Dit doe je via het menu-item Automatische Incasso. Hier klik je rechts bovenin op Automatische Incasso Toevoegen. Volg hier de wizard. Bij de stap waar gevraagd wordt welke producten je wil incasseren kies je voor de producten die horen bij de contributie.
Je kunt er uiteraard ook voor kiezen om naast de contributie andere openstaande facturen te incasseren.
Zie je minder betalingen in het incassobestand dan je had verwacht? Controleer dan onderstaande punten:
Hebben alle leden een geldige machtiging voor automatische incasso? Je kunt dit controleren middels een filter in de ledenadministratie
Heb je geen limieten bereikt van het incassocontract met de bank? De limieten stel je in via 'Instellingen > SEPA incasso' en dienen overeen te komen met de limieten in het incassocontract dat je met de bank hebt afgesloten.
Incassobestand - indienen bij de bank
Nadat je het incassobestand hebt aangemaakt, kun je deze exporteren en uploaden in internetbankieren van je bank. Dit gebeurt niet automatisch; Congressus heeft geen directe koppeling met je bank. Je moet dit bestand handmatig indienen bij je bank.
Incassobestand - betalingen verwerken
Congressus heeft geen automatische koppeling met je bank. Nadat je het incassobestand via internetbankieren hebt geupload en de bank de incasso-opdrachten heeft uitgevoerd, dien je de betalingen te verwerken.
Je kunt betalingen op twee manieren verwerken:
Handmatig: je bewerkt het incassobestand in Congressus. Op het tabblad 'Betalingen' geef je aan dat alle bedragen 'voltooid' zijn. Vervolgens kun je eventuele storneringen stuk voor stuk als 'gestorneerd' markeren.
Bankmutaties uploaden: in pakket Pro en Enterprise is het mogelijk om je bankmutaties te uploaden. Congressus zal alle betalingen met betrekking tot je incassobestand herkennen en de status automatisch aanpassen.
Gestorneerde betalingen mag je vaak niet opnieuw indienen bij de bank. Je kunt in de factuurworkflow instellen dat de betreffende leden automatisch een mail krijgen met daarin een betaalverzoek via de bank of iDeal. Wel zo makkelijk.
Onbetaalde facturen herinneren en aanmanen
Het kan natuurlijk zijn dat facturen nog niet betaald zijn binnen de gestelde betaaltermijn. Deze facturen krijgen automatisch de status 'Vervallen'.
Voor deze vervallen facturen kun je een herinnering versturen. Ook van een herinnerde factuur kan de betaaltermijn vervallen. Je kunt via Congressus een factuur 3x herinneren/aanmanen. Mocht de factuur dan nog niet betaald zijn, dan is het aan de vereniging om te bepalen wat je met de factuur en het betreffende lid wil doen.
Uitlegvideo
Kijk je liever een video? We hebben ook een uitlegvideo voor je gemaakt:
Gerelateerde artikelen