Na het aanmaken en versturen van facturen, is het zaak om de betalingen van deze facturen te verwerken. Hoe je een betaling verwerkt is afhankelijk van de betaalmethode.
Betaalmethodes voor facturen
Betalen via bankoverschrijving en online
De ontvanger van de factuur kan deze betalen door een bankoverschrijving of door de factuur online te betalen (bijv. via iDeal | WERO). De verantwoordelijkheid voor de betaling ligt bij de ontvanger van de factuur.
Via 'Instellingen > Administraties' stel je per financiële administratie in of het mogelijk is om openstaande facturen online te betalen. Alleen facturen boven het ingestelde minimumbedrag kunnen online betaald worden. Zo voorkom je dat de kosten voor de betaling hoger zijn dan het bedrag van de factuur.
Incasseren via automatische incasso
Wanneer een factuur is aangemerkt voor betalen via automatische incasso, is het aan jou om deze te incasseren. Het initiatief ligt bij je organisatie; de ontvanger van de factuur hoeft zelf geen actie te ondernemen om te betalen.
Betalingen verwerken
Voor iedere factuur kun je betalingen verwerken. Hoe je de betaling verwerkt is afhankelijk van de betaalmethode. Bij iedere factuur zie je alle betalingen terug in de tijdlijn in de rechterkolom.
Bankoverschrijving en contante betalingen
Betalingen via de bank of contant dien je zelf te verwerken bij de betreffende factuur. Het verwerken van deze betalingen kan handmatig of door bankmutaties te importeren in Congressus Manager en deze aan de betreffende factuur te koppelen.
Betalingen handmatig verwerken
Je kunt een betaling handmatig verwerken bij een factuur.
Zoek de betreffende factuur op in Congressus Manager
Klik op 'Verwerk betaling'
Controleer de betaalmethode, het bedrag en de betaaldatum
Klik op 'Opslaan'
Banktransacties importeren en matchen
Gebruikers van pakket Pro en Enterprise kunnen via 'Financieel > Bank' hun banktransacties uploaden en matchen met facturen.
Klik rechtsboven op 'Upload CAMT.053' en voeg een CAMT.053-bestand of een ZIP-bestand met CAMT.053-bestanden uit je internetbankieren toe. Andere bestanden worden niet geïmporteerd, net als een bestand waarvan alle transacties al eerder zijn geïmporteerd.
Via 'Uploads' zie je of een upload nog wordt verwerkt. Open een upload om alleen de transacties uit dat bestand te zien.
Links staan de transacties, met daarboven hoeveel er nog gematcht moeten worden. Klik op een transactie om rechts de details en 'Suggesties' te zien.
Klik bij een suggestie op 'Match deze factuur'. Pas eventueel eerst het bedrag aan om maar een deel te matchen.
Geen passende suggestie? Klik op 'Facturen zoeken' of op 'Negeer'.
Met 'Match zekere suggesties' match je in één keer alle transacties met een zekere suggestie.
Een transactie heeft de status 'Te matchen', 'Gedeeltelijk gematcht', 'Gematched', 'Te veel gematcht' of 'Genegeerd'. Een genegeerde transactie blijft bewaard en telt als afgehandeld. Een transactie die te veel gematcht is kun je niet negeren: klik eerst bij een factuur op 'Match verwijderen'.
Online betalingen / iDeal | WERO
Onze partner Mollie biedt een uitgebreide hoeveelheid online betaalmethodes. Alle online betalingen worden automatisch verwerkt bij de juiste factuur in Congressus. Online betalingen hoef je dan ook niet handmatig te verwerken, dat doen wij al voor je.
Betalingen via automatische incasso verwerken
Voor het correct verwerken van betalingen via automatische incasso hebben we een apart artikel in onze kennisbank: betalingen via automatische incasso.
Facturen verrekenen
In sommige gevallen kun je openstaande facturen met elkaar verrekenen. Dit is alleen aan de orde wanneer de ontvanger van de factuur ook andere facturen van je organisatie heeft ontvangen met een negatief openstaand bedrag (de ontvanger krijgt in dat geval nog geld). Dit is vaak het geval voor creditfacturen.
Je kunt een factuur verrekenen met onderstaande stappen verrekenen met een andere factuur
Zoek de betreffende factuur op in Congressus Manager
Klik op 'Verwerk betaling'
Kies in de lijst met betaalmethodes voor de factuur waarmee je wil verrekenen
Klik op 'Opslaan'
De lijst met betaalmethodes bevat alleen openstaande facturen met dezelfde ontvanger (lid of organisatie).