Bij het versturen van facturen is het belangrijk om na te denken over je werkwijze. Denk hierbij aan teksten op je factuur, begeleidende e-mails, betaalwijze en vervaldatum van je factuur.
Je kunt deze werkwijze in Congressus instellen via een factuurworkflow. Deze workflows kun je beheren in Congressus Manager via 'Instellingen > Financieel > Factuurworkflows'.
Je kunt meerdere workflows aanmaken, zodat je onderscheid kunt maken in bijvoorbeeld de betalingstermijn, de betaalwijze en de begeleidende teksten.
Tip: maak factuurworkflows zo algemeen mogelijk zodat je niet constant een nieuwe factuurworkflow hoeft aan te maken. Daarnaast is het handig om een factuurworkflow aan te maken voor bijvoorbeeld Contributie.
Instellingen factuurworkflows
Een factuurworkflow bestaat uit stappen. Hieronder lichten we per stap de instellingen toe.
Verzending
In de eerste stap van de workflow verzend je de factuur. In de betalingsvoorwaarden kun je de betaaltermijn en betaalmogelijkheden vermelden.
Instellingen
Naam - geef je workflow een onderscheidende naam
Taal - de taal van de facturen en e-mails in deze workflow
Afzender - de afzender waarmee de e-mails worden verstuurd
Memo - alleen voor intern gebruik
Automatische incasso
Gebruik automatische incasso - vink aan om een factuur waar mogelijk via automatische incasso te innen*
*om een factuur te kunnen incasseren controleren we of je een incasso-contract hebt ingesteld en of het lid een geldige IBAN en machtiging heeft. Lees meer over incasseren van facturen.
Met automatische incasso aan verschijnen extra velden met het label automatische incasso. Congressus Manager verstuurt automatisch de juiste teksten op basis van de betaalwijze van de factuur.
Betalingsvoorwaarden en betalingstermijn
Betalingsvoorwaarden op factuur - deze tekst komt onderaan elke factuur
Betalingsvoorwaarden voor automatische incasso - deze tekst komt onderaan facturen die via automatische incasso worden geïnd
Factuur vervalt na - het aantal dagen tot de eerste vervaldatum van de factuur
Verzendwijze en e-mail
Verzendwijze - kies Handmatig verzenden of Verzenden per e-mail; met automatische incasso stel je ook de Verzendwijze voor automatische incasso in
E-mail voor factuur - onderwerp en bericht van de e-mail bij een factuur die per bank of iDeal | WERO betaald wordt
E-mail voor automatische incasso - onderwerp en bericht van de e-mail bij een factuur die via automatische incasso wordt geïnd; vink Email voor automatische incasso is hetzelfde aan om de e-mail voor factuur te gebruiken
E-mail voor stornering - vink Verstuur e-mail bij storneren aan om het lid een e-mail te sturen als een incasso storneert
Creditfacturen
Zonder aparte teksten toont een creditfactuur de gewone betalingsvoorwaarden en wordt hij verstuurd met de e-mail voor facturen.
Aparte betalingsvoorwaarden voor creditfacturen gebruiken - vink aan om op creditfacturen eigen betalingsvoorwaarden te tonen
Aparte e-mail voor creditfacturen gebruiken - vink aan om creditfacturen met een eigen onderwerp en bericht te versturen
Na het aanvinken staat er een standaardtekst klaar die je kunt aanpassen.
Eerste, tweede en laatste herinnering
Je gebruikt de eerste herinnering wanneer de factuur na de eerste vervaldatum niet betaald is; de tweede en laatste herinnering volgen als er daarna nog steeds niet betaald is. Elke herinnering is een eigen stap met dezelfde instellingen. Boven elke stap zie je op welke dag na het versturen van de factuur de herinnering verstuurd wordt.
E-mail voor eerste herinnering - vink Eerste herinnering gebruiken aan en vul het onderwerp en bericht in (bij de volgende stappen: E-mail voor tweede herinnering en E-mail voor laatste herinnering)
Stuur automatisch een eerste herinnering als de betaaltermijn vervallen is - vink aan om de herinnering automatisch te versturen
Betalingstermijn - bij Vervalt na vul je het aantal dagen tot de vervaldatum van deze herinnering in
Betaling
Je kunt instellen dat er na betaling van de factuur een e-mail als bevestiging wordt gestuurd.
Verstuur betaalbevestiging - vink aan om een betalingsbevestiging per e-mail te versturen**
E-mail wanneer factuur betaald is - onderwerp en bericht van de betalingsbevestiging
** Voor facturen betaald via automatische incasso versturen we geen betalingsbevestiging via e-mail. Achtergrond hiervan vind je in onze veelgestelde vragen.