Bij het versturen van facturen is het belangrijk om na te denken over je werkwijze. Denk hierbij aan teksten op je factuur, begeleidende e-mails, betaalwijze en vervaldatum van je factuur.

Je kunt deze werkwijze in Congressus instellen via een factuurworkflow. Deze workflows kun je beheren in Congressus Manager via 'Instellingen > Factuurworkflows'.

Je kunt meerdere workflows aanmaken, zodat je onderscheid kunt maken in bijvoorbeeld de betalingstermijn, de betaalwijze en de begeleidende teksten.

Tip: maak factuurworkflows zo algemeen mogelijk zodat je niet constant een nieuwe factuurworkflow hoeft aan te maken. Daarnaast is het handig om een standaard factuurworkflow aan te maken voor bijvoorbeeld Contributie.

Instellingen Factuurworkflows

Hieronder lichten we de instellingen van een factuurworkflow per tabblad toe.

Algemeen

Naam - geef je workflow een onderscheidende naam.
Taal - kies een taal van de factuur workflow
Afzender - kies voor een identiteit die je standaard wilt gebruiken voor het versturen van de mails.
Memo - altijd handig en alleen voor intern gebruik

Er wordt onderscheid gemaakt tussen het verzenden op factuur en automatische incasso. Je kunt hier de begeleidende teksten aanpassen gebaseerd of de betaling verloopt via factuur of automatische incasso. Congressus verstuurd automatische de juist mails gebaseerd op de gekozen betalingswijze.

Verzenden - op factuur

Betalingsvoorwaarden - dit stukje tekst komt onderaan de factuur
E-mailbericht bij verzending factuur - het onderwerp en de inhoud van de begeleidende e-mail bij verzending van een factuur
Factuur verloopt na - de eerste vervaltermijn van je factuur

Verzenden - automatische incasso

Gebruik automatische incasso - zet een vinkje wanneer je, indien mogelijk, een factuur wil innen via automatische incasso*
Betalingsvoorwaarden - deze afwijkende betalingsvoorwaarden komen onderaan de factuur die via automatische incasso wordt geïnd
Verstuur e-mail bij storneren - wanneer de incasso storneert, kun je met dit vinkje direct een e-mail versturen aan het lid
E-mailbericht - het onderwerp en de inhoud van de stornerings e-mail

*om een factuur te kunnen incasseren controleren we of je een incasso-contract hebt ingesteld en of het lid een geldige IBAN en machtiging heeft. Lees meer over incasseren van facturen.

Eerste herinnering

Eerste herinnering gebruiken - vink aan om een herinnering te kunnen sturen wanneer de betaaltermijn is verstreken
E-mailbericht - onderwerp en inhoud van de e-mail met de eerste herinnering
Verstuur automatisch een herinnering wanneer de factuur vervallen is - dit kun je aanvinken om hiervan gebruik te maken
Eerste herinnering verloopt na - de vervaltermijn van deze herinnering

Tweede herinnering

Tweede herinnering gebruiken - vink aan om een tweede herinnering te kunnen sturen wanneer de betaaltermijn is verstreken
E-mailbericht - onderwerp en inhoud van de e-mail met de tweede herinnering
Verstuur automatisch een herinnering wanneer de factuur vervallen is - dit kun je aanvinken om hiervan gebruik te maken
Tweede herinnering verloopt na - de vervaltermijn van deze herinnering

Laatste herinnering

Laatste herinnering gebruiken - vink aan om een laatste herinnering te kunnen sturen wanneer de betaaltermijn is verstreken
E-mailbericht - onderwerp en inhoud van de e-mail met de laatste herinnering
Verstuur automatisch een herinnering wanneer de factuur vervallen is - dit kun je aanvinken om hiervan gebruik te maken
Laatste herinnering verloopt na - de vervaltermijn van deze laatste herinnering

Betaling

Verstuur e-mail bij betaling** - vink aan om een betalingsbevestiging te versturen via e-mail
E-mailbericht - onderwerp en inhoud van de e-mail met betalingsbevestiging

** Let op: facturen betaald via automatische incasso krijgen geen betalingsbevestiging via e-mail