Bij het versturen van facturen is het belangrijk om na te denken over je werkwijze. Denk hierbij aan teksten op je factuur, begeleidende e-mails, betaalwijze en vervaldatum van je factuur.
Je kunt deze werkwijze in Congressus instellen via een factuurworkflow. Deze workflows kun je beheren in Congressus Manager via 'Instellingen > Factuurworkflows'.
Je kunt meerdere workflows aanmaken, zodat je onderscheid kunt maken in bijvoorbeeld de betalingstermijn, de betaalwijze en de begeleidende teksten.
Tip: maak factuurworkflows zo algemeen mogelijk zodat je niet constant een nieuwe factuurworkflow hoeft aan te maken. Daarnaast is het handig om een factuurworkflow aan te maken voor bijvoorbeeld Contributie.
Instellingen factuurworkflows
Hieronder lichten we de instellingen van een factuurworkflow per tabblad toe.
Algemeen
Naam - geef je workflow een onderscheidende naam.
Taal - kies een taal van de factuur workflow
Afzender - kies voor een identiteit die je standaard wilt gebruiken voor het versturen van de mails.
Memo - altijd handig en alleen voor intern gebruik
Er wordt onderscheid gemaakt tussen het verzenden op factuur en automatische incasso. Je kunt hier de begeleidende teksten aanpassen gebaseerd of de betaling verloopt via factuur of automatische incasso. Congressus verstuurd automatische de juist mails gebaseerd op de gekozen betalingswijze.
Verzenden
In de eerste stap van de workflow verzend je de factuur. In de betalingsvoorwaarden kun je de betaaltermijn en betaalmogelijkheden vermelden.
Verzenden - op factuur
Betalingsvoorwaarden - dit stukje tekst komt onderaan de factuur
E-mailbericht bij verzending factuur - het onderwerp en de inhoud van de begeleidende e-mail bij verzending van een factuur
Factuur verloopt na - de eerste vervaltermijn van je factuur
Verzenden - automatische incasso
Gebruik automatische incasso - zet een vinkje wanneer je, indien mogelijk, een factuur wil innen via automatische incasso*
Betalingsvoorwaarden - deze afwijkende betalingsvoorwaarden komen onderaan de factuur die via automatische incasso wordt geïnd
Verstuur e-mail bij storneren - wanneer de incasso storneert, kun je met dit vinkje direct een e-mail versturen aan het lid
E-mailbericht - het onderwerp en de inhoud van de stornerings e-mail
*om een factuur te kunnen incasseren controleren we of je een incasso-contract hebt ingesteld en of het lid een geldige IBAN en machtiging heeft. Lees meer over incasseren van facturen.
Eerste herinnering
Je gebruikt de eerste herinnering wanneer de factuur na de eerste vervaltermijn niet voldaan is. Vaak stuur je een vriendelijke herinnering, waarin je aangeeft binnen welke termijn je alsnog een betaling verwacht.
Eerste herinnering gebruiken - vink aan om een herinnering te kunnen sturen wanneer de betaaltermijn is verstreken
E-mailbericht - onderwerp en inhoud van de e-mail met de eerste herinnering
Verstuur automatisch een herinnering wanneer de factuur vervallen is - dit kun je aanvinken om hiervan gebruik te maken
Eerste herinnering verloopt na - de vervaltermijn van deze herinnering
Tweede herinnering
De derde stap gebruik je wanneer de factuur na de eerste herinnering nog steeds niet is betaald. Je vraagt de klant dan om alsnog de factuur te betalen, vaak met een kortere betaaltermijn. Meestal wordt hierbij ook vermeld wat de consequenties zijn als er niet betaald wordt binnen de gestelde termijn.
Tweede herinnering gebruiken - vink aan om een tweede herinnering te kunnen sturen wanneer de betaaltermijn is verstreken
E-mailbericht - onderwerp en inhoud van de e-mail met de tweede herinnering
Verstuur automatisch een herinnering wanneer de factuur vervallen is - dit kun je aanvinken om hiervan gebruik te maken
Tweede herinnering verloopt na - de vervaltermijn van deze herinnering
Laatste herinnering
De vierde stap gebruik je pas als na twee herinneringen de factuur nog steeds niet is betaald. Dit betekent vaak dat er consequenties zijn voor de ontvanger van de factuur.
Laatste herinnering gebruiken - vink aan om een laatste herinnering te kunnen sturen wanneer de betaaltermijn is verstreken
E-mailbericht - onderwerp en inhoud van de e-mail met de laatste herinnering
Verstuur automatisch een herinnering wanneer de factuur vervallen is - dit kun je aanvinken om hiervan gebruik te maken
Laatste herinnering verloopt na - de vervaltermijn van deze laatste herinnering
Betaling
Je kunt instellen dat er na betaling van de factuur een e-mail moet worden gestuurd als bevestiging.
Verstuur e-mail bij betaling** - vink aan om een betalingsbevestiging te versturen via e-mail
E-mailbericht - onderwerp en inhoud van de e-mail met betalingsbevestiging
** Voor facturen betaald via automatische incasso versturen we geen betalingsbevestiging via e-mail. Achtergrond hiervan vind je in onze veelgestelde vragen.
Gerelateerde artikelen