Sinds onze ticketing upgrade biedt Congressus ook de optie om QR-tickets te gebruiken bij je evenementen. Op het moment zit deze functionaliteit nog in de bèta. QR-tickets zijn een handige manier om tickets te controleren en om de aanwezigheid bij je evenementen bij te houden. Je scant het QR-ticket aan de deur met de Congressus ticketscan app, waarna het ticket gecontroleerd wordt en de aanwezigheid automatisch wordt bijgewerkt. Super handig als je achteraf wilt factureren op basis van aanwezigheid!

Let op: Het gebruik van QR-tickets kost € 0,39 excl. BTW per ticket, maar is gratis tijdens de bèta. Congressus factureert het gebruik van QR tickets maandelijks aan de vereniging.

QR-Tickets inschakelen

Om gebruik te maken van QR-tickets navigeer je naar het tabblad 'Aanmelden' bij het desbetreffende evenement. Helemaal onderaan de pagina heb je het kopje 'QR-Tickets Bèta', vink hier het vakje 'gebruik QR-tickets' aan. Deelnemers krijgen automatisch bij hun bevestigingsmail in een bijlage de QR-tickets.

Om de QR-tickets te scannen maak je gebruik van de Congressus ticketscan app. De app is te vinden in de App Store en in Google Play. Eenmaal geïnstalleerd kun je de QR-code scannen die bij het evenement hoort om de QR-tickets te scannen. De QR-code van het evenement is te vinden onderaan de pagina in het tabblad 'Aanmelden'.

QR-tickets versturen

Als je QR-tickets hebt ingesteld voordat er tickets verkocht zijn worden de QR-tickets automatisch verzonden nadat deelnemers hun tickets hebben gekocht. Je kan echter ook QR-tickets nazenden als de functionaliteit is aangezet na de ticketverkoop. Dit doe je zo:

Individueel versturen:

Allereerst moet je QR-tickets aanzetten via 'Aanmelden' > 'QR-tickets' en vink deze aan.
Navigeer vervolgens naar 'Bestellingen' of 'Deelnemers'
Klik op een bestelling of deelnemer
Als laatst klik je op de knop 'Verstuur notificatiemail & tickets opnieuw'

In bulk versturen

Allereerst moet je QR-tickets aanzetten via 'Aanmelden' > 'QR tickets' en vink deze aan.
Vervolgens klik je op de knop 'Deelnemers mailen'
Maak een keuze of je iedereen of alleen bepaalde deelnemers wilt mailen
Stel de e-mail op
Vink vervolgens het vakje 'Tickets toevoegen als PDF-bijlage' aan.
De QR-codes zijn onderdeel van de normale tickets.
Klik op 'volgende stap' en verstuur vervolgens de mailing.

Tickets scannen

Nadat de TicketScan is geactiveerd, kun je hiermee tickets scannen voor het betreffende evenement.

De app verteld je hoe je een ticket kunt scannen. Indien het ticket geldig is en nog niet eerder gebruikt, verschijnt in het groen de melding ‘Welkom’.

Indien het ticket niet geldig is, dan tonen we dit in het rood. Je kunt hier verschillende foutmeldingen krijgen, afhankelijk van de specifieke reden waarom het ticket niet geldig is.

Indien je langere tijd tickets scant, kan dit behoorlijk wat batterij kosten. Dat komt doordat de camera van je telefoon lange tijd actief is. In dat geval raden we je aan een oplader bij de hand te houden.

Aanwezigheid bijhouden

Wanneer een ticket succesvol is gescand, zetten we de aanwezigheid op ‘aanwezig’. Het ticket van een deelnemer met de status ‘aanwezig’, kan niet opnieuw gebruikt worden.

Je kunt in Congressus Manager de aanwezigheid aanpassen. Indien de aanwezigheid weer op ‘onbekend’ wordt ingesteld, kan het QR-ticket opnieuw worden gebruikt.