In de factuurworkflow bepaal je wanneer een factuur betaald moet zijn. Wanneer een factuur niet op tijd betaald is, kun je daarvoor een herinnering versturen.
In een workflow kun je in totaal drie herinneringen instellen. Congressus houdt zelf bij welke herinneringen er al verstuurd zijn voor een factuur. Op basis daarvan wordt de juiste herinnering verstuurd.
Vervallen facturen
Facturen waarvan de betaaltermijn is verlopen, krijgen in Congressus Manager de status 'Vervallen'. Dit gebeurt automatisch op de dag nadat de factuur uiterlijk betaald had moeten zijn.
In het overzicht met facturen kun je filteren op de factuurstatus 'Vervallen'. Bij elke vervallen factuur staat ook voor de hoeveelste keer deze vervallen is.
Herinnering sturen
Voor vervallen facturen kun je een herinnering sturen.
Bekijk de factuur
Klik rechtsboven op 'Verstuur > Verstuur herinnering'
Pas naar wens de verzendmethode en de tekst van de herinnering aan
Klik op 'Verstuur herinnering'
Bulk herinneringen versturen
Je kunt ook meerdere vervallen facturen of alle facturen tegelijk herinneren.
Ga naar 'Facturen'
Klik rechtsboven op 'Acties > Verstuur herinneringen' rechstboven.
Selecteer de facturen die je wil herinneren. Alle vervallen facturen herinneren kan door de knop 'Herinner alle facturen' onderaan de pagina.
Kies de verzendmethode van de herinnering
Klik op 'Verstuur herinneringen'
Automatische herinneringen versturen
Je kunt herinneringen automatisch laten versturen wanneer een factuur vervalt. Dit stil je in via de factuurworkflow. Je kunt per herinnering instellen of deze automatisch wordt verzonden.