In dit artikel
Om te beginnen
Om facturen te kunnen incasseren via automatische incasso via Congressus zijn er een paar randvoorwaarden:
Incasso-contract bank
Je vereniging dient een geldig incasso-contract afgesloten te hebben met de bank. Je kunt via 'Instellingen > SEPA incasso' informatie uit dit contract toevoegen aan Congressus.Lid met machtiging
Om bij een lid te mogen incasseren, dient dit lid een machtiging te hebben gegeven aan je vereniging. Je kunt in het profiel van het lid aangeven of het lid een machtiging gegeven heeft.Workflow met automatiche incasso
Een factuur incasseren kan alleen wanneer automatische incasso is geactiveerd in de factuurworkflow.
Facturen betalen middels automatische incasso
Wanneer je facturen aanmaakt kijkt Congressus of deze factuur eventueel via automatische incasso geïncasseerd kan worden. Incasseren kan alleen wanneer aan de voorwaarden hierboven wordt voldaan.
Factuur laten betalen via automatische incasso
Je kunt een factuur alsnog laten betalen via automatische incasso.
Bewerk de factuur
Klik op het pijltje naar 'Verwerk betaling' - enkel zichtbaar wanneer aan alle voorwaarden is voldaan
Kies voor 'Automatische incasso inschakelen'
Bevestig je keuze
Factuur niet meer betalen via automatische incasso
Je kunt automatische incasso ook uitschakelen voor een factuur.
Bewerk de factuur
Klik op het pijltje naar 'Verwerk betaling'
Kies voor 'Automatische incasso uitschakelen'
Bevestig je keuze
Automatische incasso gebruiken via bulk
Je kunt facturen ook in bulk aanmerken voor gebruik van automatische incasso.
Ga naar 'Facturen'
Klik rechtsboven op 'Acties > Automatische incasso gebruiken'
Selecteer de gewenste facturen of kies voor 'Automatische incasso gebruiken voor alle facturen'
Je kunt dit ook doen om automatische incasso in bulk uit te schakelen bij facturen.
Incassobestand samenstellen
Om te incasseren dien je betalingen via automatische incasso te verzamelen in een incassobestand. Dit incassobestand kun je vervolgens via internetbankieren uploaden bij je bank. Je bank zal de betalingen verwerken en het geld incasseren bij je leden.
Samenstellen van een incasso-bestand gaat als volgt:
Ga naar 'Financieel > Automatische incasso'
Klik rechtsboven op 'Nieuw incassobestand'
Geef het bestand een naam. Deze naam komt ook op het bankafschrift van je leden.
Vul eventueel een 'Datum van uitvoering' in
Klik op 'Volgende'
Selecteer de producten die je wil incasseren. Wanneer je geen selectie maakt, worden alle betalingen via automatische incasso toegevoegd.
Klik op 'Volgende'
Controleer de facturen die je wil incasseren. Zet het vinkje uit bij facturen die je niet wil opnemen in je incassobestand. Bij meer dan 500 facturen is het niet mogelijk om handmatig te selecteren.
Klik op 'Volgende'
Controleer of alle totalen kloppen
Klik op 'Incassobestand maken'
Je incassobestand is nu gereed.
Incassobestand indienen bij de bank
Klik rechtsboven op 'Exporteren'. Het bestand dat je nu krijgt, kun je uploaden via internetbankieren bij de bank van je vereniging.
Heeft een lid een bankrekening buiten de EER? Dan bevat het incassobestand ook de plaats en het land uit het adres van het lid. Banken vragen dit vanaf 15 november 2026. Ontbreekt de plaats of het land, dan kun je het incassobestand niet exporteren en zie je de melding 'Leden met een bankrekening buiten de EER hebben een plaats en land in hun adres nodig voordat deze incasso geëxporteerd kan worden', met de namen van die leden. Vul hun adres aan en exporteer opnieuw.
Betalingen verwerken
Nadat het incassobestand is ingediend bij de bank, zal de bank de betalingen verwerken en incasseren bij je leden. Het is nu zaak om in Congressus Manager aan te geven welke incasso's geslaagd zijn en welke gestorneerd. Dit kan op twee manieren.
Handmatig
Je kunt per incassobestand handmatig aangeven welke betalingen geslaagd zijn (de factuur is betaald) of gestorneerd (de betaling is niet geslaagd).
Open het incassobestand in Congressus Manager
Ga naar het tabblad 'Betalingen'
Selecteer de betalingen waarvan je de status wil wijzigen. Met het vinkje bovenaan de tabel selecteer je alle betalingen in het overzicht.
Kies de gewenste status
Klik op 'Opslaan'
Bank-import
Voor het gebruik van bank-import is pakket Pro nodig.
Je kunt alle betalingen via automatische incasso ook automatisch verwerken in Congressus Manager door middel van de bank-import. Hiervoor maak je in internetbankieren een download van je banktransacties in CAMT.053-formaat.
De banktransacties kun je importeren in Congressus Manager. Congressus zal alle banktransacties herkennen die te maken hebben met automatische incasso en deze voor je verwerken. Alle overige banktransacties kun je zelf matchen met facturen of negeren.
Ga naar 'Financieel > Bank'
Klik rechtsboven op 'Upload CAMT.053'
Voeg het bestand met banktransacties toe dat je hebt gedownload in internetbankieren
Alleen een CAMT.053-bestand of een ZIP-bestand met CAMT.053-bestanden wordt geïmporteerd. Een bestand waarvan alle transacties al eerder zijn geïmporteerd, wordt geweigerd. Lees meer over het matchen van banktransacties.