Nieuwe leden werven kan het makkelijkste via een ‘online lid-worden’-pagina op de website van je vereniging. In deze stap-voor-stap lichten we alle mogelijkheden en instellingen toe, zodat je nieuwe leden een vlekkeloze ervaring hebben!
Ga samen met onze collega Marthijs in deze video stap-voor-stap door de instellingen van online lid worden heen!
Inhoud van deze stap-voor-stap
Instellingen controleren
We beginnen met een overzicht van de instellingen. Deze instellingen zijn verdeeld over twee pagina's:
Online lid worden - algemene instellingen voor het online lid worden via de website
Instellingen per lidstatus - specifieke instellingen per lidstatus
Online lid worden
Alle basisinstellingen voor het online lid worden van je vereniging vind je onder ‘Instellingen > Online lid worden’. Hieronder vind je de belangrijkste instellingen per tabblad.
1. Algemene instellingen
We starten met enkele algemene instellingen voor het online lid worden via de website.
Lidmaatschapsbevestiging - Indien aangevinkt, dienen nieuwe leden een vinkje te zetten waarmee ze aangeven lid te willen worden van je vereniging.
Privacybeleid vereist - Indien aangevinkt, dienen nieuwe leden akkoord te gaan met het privacybeleid van je vereniging. Je kunt deze uploaden via ‘Instellingen > Privacy’.
Je kunt voor het online lid worden instellen of nieuwe leden direct moeten betalen via iDeal, enkel een factuur ontvangen voor de contributie of bij het lid worden nog helemaal geen contributie hoeven te betalen. Dat laatste is handig wanneer je de contributie jaarlijks wil facturen bij alle leden.
Contributie
Facturatie - Bepaal of nieuwe leden direct contributie dienen te betalen.
Workflow - Bepaal de workflow voor de contributie van nieuwe leden.
Lidstatussen
Je kunt één of meerdere lidstatussen toevoegen, waarvoor een nieuw lid zich online kan aanmelden. Het is mogelijk om een contributieproduct toe te voegen, die wordt verkocht aan het lid en indien gewenst direct betaald dient te worden.
Campagnes
Met campagnes kun je bijhouden hoe nieuwe leden je vereniging hebben gevonden. Lees meer over campagnes in dit kennisbankartikel.
Evenementen
Je kunt één of meerdere evenementen toevoegen, waarvoor het aspirant lid zich kan inschrijven tijdens het online aanmelden.
2. Begeleidende teksten
Het is belangrijk om je nieuwe leden goed te begeleiden in het proces van lid worden. Je kunt hiervoor diverse begeleidende teksten en e-mails opstellen via het tabblad ‘Begeleidende teksten’.
Introductietekst - Dit is de eerste tekst die een aspirant-lid zal lezen wanneer diegene online lid wil worden. In de begeleidende teksten kan je het lidmaatschap van je vereniging toelichten. Wat is de hoogte van de contributie? Wordt de contributie maandelijks, jaarlijks of per een ander termijn geïnd? Is er sprake van inschrijfgeld? Hier kan je alle informatie kwijt dat een aspirant lid dient te weten.
Introductie voor de SEPA machtiging - Wil je contributie innen door middel van automatische incasso, dan heb je een SEPA machtiging nodig van je leden. In dit veld kan je uitleggen waarom een SEPA machtiging benodigd is voor jouw vereniging en in welke mate er contributie wordt afgeschreven.
Bevestigingse-mail - Na het invoeren van hun personalia stuurt Congressus een bevestigingsemail naar het Aspirant-lid. In deze bevestigingse-mail kan je het Aspirant-lid bedanken voor de aanmelding en de vervolgstappen toelichten.
Afsluitende tekst- Tot slot de afsluitende tekst. Deze tekst wordt getoond wanneer het online lid worden-proces is afgerond. Hier kan je het aspirant-lid bedanken voor de aanmelding en vertellen wat de vervolgstappen zijn.
Instellingen per lidstatus
Naast algemene instellingen voor het online lid worden, zijn er ook diverse instellingen die je per lidstatus kunt instellen. Lidstatussen beheer je via ‘Instellingen > Lidstatussen’.
1. Algemene instellingen per lidstatus
Je kunt per lidstatus heel veel zaken instellen. Een deel van de mogelijkheden is afhankelijk van het pakket dat je vereniging gebruikt, of je vereniging één of meerdere websites gebruikt en of je vereniging meerdere financiële administraties in gebruik heeft binnen Congressus.
2. Contributie en/of inschrijfgeld bepalen
Je bepaalt per lidstatus welk contributiebedrag je vraagt en wat de contributietermijn is (per jaar, per kwartaal, per maand of eenmalig). Daarnaast kun je inschrijfgeld vragen aan nieuwe leden.
Contributie - Hier kies je het product dat je hebt aangemaakt voor de contributie voor leden met deze lidstatus.
Contributietermijn - Bepaal het termijn waarop je contributie factureert.
Inschrijfgeld - Indien je van nieuwe leden eenmalig inschrijfgeld vraagt, kun je hier het product selecteren dat je hiervoor hebt aangemaakt.
Beschikbaar voor online lid worden - Met dit vinkje geef je aan of nieuwe leden zich kunnen aanmelden voor deze lidstatus
Naar rato - Indien je nieuwe leden direct contributie laat betalen, kun je met dit vinkje instellen of het contributiebedrag naar rato van de resterende periode wordt gefactureerd.
Voorbeeld: Indien je contributietermijn per maand is ingesteld en iemand lid wordt op 15 juni, zijn er nog 16 dagen resterend in de maand. We berekenen 16/30 van het contributiebedrag voor de eerste factuur.
Beschrijving - Hier kun je een korte beschrijving van de lidstatus geven. Deze wordt getoond bij het online lid worden indien er meer dan één lidstatus beschikbaar is voor online lid worden.
Gebruikers van pakket Enterprise hebben nog enkele aanvullende mogelijkheden:
Opvolgende lidstatus - Je kunt leden zelf de mogelijkheid te geven een andere lidstatus te kiezen tijdens het activeren van het account of bij het wijzigen van het profiel via de website. Je bepaalt zelf naar welke lidstatus een lid zelf kan wijzigen. Wijzigingen van de lidstatus door het lid zelf, gaan altijd direct in.
💡 Wil je gebruik maken van de mogelijkheden van pakket Enterprise voor jouw vereniging? Neem dan even contact op met sales@congressus.nl of 050 211 2345.
3. Veld-instellingen controleren
Per lidstatus bepaal je welke velden door nieuwe leden bewerkbaar en eventueel vereist zijn. Dit kun je instellen voor zowel het formulier voor online lid worden, het formulier voor het activeren van het account en voor het bewerken van het profiel door het lid wanneer deze inlogt op de website(s) van de vereniging.
De veld-instellingen vind je via ‘Instellingen > Lidstatussen’. Bewerk de betreffende lidstatus en ga naar het tabblad ‘Website velden’.
Congressus biedt verschillende velden waarmee je informatie over je (aspirant-)leden kan verzamelen. Mis je een veld? Dan kan je altijd contact opnemen met onze collega’s van Support, via de chat of via support@congressus.nl, ze helpen je graag om deze velden toe te voegen aan je ledenadministratie.
Notificaties instellen
Wil je graag per e-mail een notificatie ontvangen van ieder nieuw lid, dan kun je dit instellen via ‘Instellingen > Notificaties’.
Testen als nieuw lid
Alle stapjes bij langs gelopen? Dan is het nu zaak het proces te testen. Dit kan je doen door jezelf in te schrijven als nieuw lid. Ga naar de webpagina waarop je online-lid-worden hebt geplaatst, ga door het proces heen en stel jezelf de volgende vragen:
Kloppen de gevraagde velden? Zijn de juiste velden verplicht?
Krijg je de juiste mail? Namens de juiste afzender?
Heb je contributie of inschrijfgeld ingesteld, worden dan de correcte bedragen getoond?
Vereis je direct een betaling van contributie of inschrijfgeld, wordt er dan een iDeal-betaling gestart?
Krijgt de vereniging een notificatie van het nieuwe lid (indien ingesteld)?
Herhaal bovenstaande stappen voor iedere lidstatus die je beschikbaar hebt gemaakt voor online lid worden.
Let op: Vergeet niet de testaanmeldingen weer te verwijderen uit je ledenadministratie. Test-leden definitief verwijderen kan alleen gedaan worden door Congressus. Wanneer je contact opneemt met onze collega’s van Support, via de chat of via support@congressus.nl, helpen ze je graag verder.
Account activeren
Indien je nieuwe leden toegang wil geven tot de website, dien je ze een activatielink te sturen. In dit artikel kan je lezen hoe je dat kan doen. Na het aanklikken op deze unieke link door het nieuwe lid, wordt nogmaals het profiel getoond.