Communicatie is een belangrijk aspect van je vereniging. Met Congressus kun je gemakkelijk gepersonaliseerde mails versturen inclusief afbeeldingen en bijlagen. Dit artikel legt je alles uit over hoe je een mail kunt opmaken en versturen naar je leden vanuit Congressus.
Doelgroep bepalen
Voordat je een mailing kunt opstellen, moet je bepalen aan wie je de mailing wil versturen. Je kunt alleen mailings versturen aan leden in je ledenadministratie.
Je kunt een doelgroep samenstellen vanuit de ledenadministratie. Gebruik een tijdelijk filter, opgeslagen filter of maak een "selectie" met leden. Je kunt daarnaast ook individuele leden mailen vanuit hun profiel in de manager.
Vanuit een filter
Heb je tijdelijk of opgeslagen filter actief, dan klik je rechtsboven op het pijltje naast het filter en kies je voor 'Verstuur mailing aan leden in filter'. Lees hier meer over het gebruiken van filters.
Vanuit een Selectie
Na het aanmaken van een selectie, is het process hetzelfde als mailen vanuit een filter. Klik op het pijltje naast de selectie en kies voor 'Verstuur mailing aan selectie'. Lees hier alles over het gebruik van selecties.
Vanuit het profiel van een lid
Je kunt in het profiel van een lid rechtsboven kiezen voor 'Verstuur e-mail'.
Mailing opstellen
Inhoud
Bij het opstellen van de mailing bepaal je de inhoud van de mailing:
Alternatieve e-mailadressen - Wil je de mailing versturen naar een ander e-mailadres van de ontvangers, dan kun je dat hier instellen. Je kiest voor "Ja" bij "Gebruik alternatieve e-mailadressen" en vervolgens selecteer je de e-mailadres(sen) waar de mailing naar verzonden moet worden.
Missende e-mailadressen
Het kan zijn dat niet alle gekozen ontvangers de geselecteerde e-mailadres(sen) hebben ingevuld in hun profiel. Als je ook het primaire e-mailadres hebt geselecteerd ontvangen deze ontvangers altijd de mailing: op hun primaire e-mailadres.
Als je het primaire e-mailadres niet hebt geselecteerd, dan krijg je in de volgende stap de keuze wat er moet gebeuren voor elk geselecteerde e-mailadres:
Ontvangers zonder dit alternatief e-mailadres negeren. Het is dan mogelijk dat deze ontvangers de mailing niet zullen ontvangen.
Het primaire e-mailadres van ontvangers i.p.v. dit alternatieve e-mailadres gebruiken. Ontvangers die dit adres niet hebben ingevuld zullen dan de mailing op hun primaire e-mailadres ontvangen. Als je deze optie selecteert voor meerdere e-mailadressen, zal de mailing maar één keer verstuurd worden naar het primaire e-mailadres.
Afzender - Selecteer hier de afzender van je mailing. Je kunt hier kiezen uit alle geverifieerde afzenders uit je administratie.
Onderwerp - Gebruik een pakkend en duidelijk onderwerp. Je kunt tags gebruiken in het onderwerp van je mailing.
Inhoud - Voeg de inhoud van je mailing toe. Je kunt paragrafen, headings, afbeeldingen, scheidingen, lijsten en kolommen toevoegen.
In de rechterkolom kun je de volgende zaken instellen:
Versturen aan iedereen - Indien leden in je doelgroep hebben aangegeven geen mailings te willen ontvangen, kun je die voorkeur middels deze optie negeren. Zo kun je belangrijke informatie omtrent de vereniging naar alle leden sturen.
Template - Kies de template voor je mailing. Dit bepaalt de look-and-feel van de mailing.
Huisstijl - Indien je meerdere websites beheert, kun je hier kiezen van welke website we de kleuren, lettertype en logo gebruiken.
Bijlagen toevoegen - Selecteer de bestanden die je wil meesturen met je mailing. Hou rekening met de limieten voor bestandsgrootte en dataverbruik.
Saved reply toevoegen - Indien je saved replies hebt aangemaakt, kun je deze hier selecteren. We voegen de saved reply in op de plek van de cursor in de editor.
Beschikbare tags - Als laatste zie je een overzicht van alle tags die je kunt gebruiken in het onderwerp en de inhoud van je mailing. Wanneer je een tag aanklikt, selecteren we deze volledig. Zo kun je direct knippen en plakken.
Na het opstellen van je mailing klik je onderaan op de knop 'Volgende'.
Bevestigen & verzenden
In de stap 'Bevestigen & verzenden' tonen we de mailing zoals we die aan je leden gaan versturen.
Weergave voor desktop of mobiel
Je ziet standaard de weergave voor een desktop. Via het icoontje kun je switchen naar de weergave voor op een mobiel.
Bijlagen
Mocht je bijlagen hebben toegevoegd, dan zie je in dit overzicht ook het totale dataverbruik voor het verzenden van de bijlagen en hoeveel data er nog beschikbaar is. Je leest hier meer over dataverbruik en limieten voor bijlagen.
Mailing verzenden
Klik onderaan de pagina op de knop 'Verzenden (x)'. De x staat voor het totaal aantal ontvangers van je mailing. We raden je aan te controleren of dit getal klopt.
Via 'Communicatie' in het hoofdmenu kun je de statistieken van je mailing bekijken.
Aan het versturen van mailings zijn geen extra kosten verbonden.