Communicatie is een belangrijk aspect van je vereniging. Met Congressus kun je gemakkelijk gepersonaliseerde mails versturen inclusief afbeeldingen en bijlagen. Dit artikel legt je alles uit over hoe je een mail kunt opmaken en versturen naar je leden vanuit Congressus.

  1. Doelgroep bepalen

  2. Mailing opstellen

Doelgroep bepalen

Voordat je een mailing kunt opstellen, moet je bepalen aan wie je de mailing wil versturen. Je kunt alleen mailings versturen aan leden in je ledenadministratie.

Je kunt een doelgroep samenstellen vanuit de ledenadministratie. Gebruik een tijdelijk filter, opgeslagen filter of maak een lijst met leden. Je kunt daarnaast ook individuele leden mailen vanuit hun profiel in de manager.

Vanuit een filter

Heb je tijdelijk of opgeslagen filter actief, dan klik je rechtsboven op het pijltje naast het filter en kies je voor 'Verstuur mailing aan leden in filter'. Lees hier meer over het gebruiken van filters.

Doelgroep van een mailing instellen via een filter.

Vanuit een lijst

Na het aanmaken van een lijst, is het process hetzelfde als mailen vanuit een filter. Klik op het pijltje naast de lijst en kies voor 'Verstuur mailing aan lijst'. Lees hier alles over het gebruik van lijsten.

Doelgroep instellen voor je mailing vanuit een lijst

Vanuit het profiel van een lid

Je kunt in het profiel van een lid rechtsboven kiezen voor 'Verstuur e-mail'.

Verstuur e-mail aan een lid vanuit het profiel

Mailing opstellen

Inhoud

Bij het opstellen van de mailing bepaal je de inhoud van de mailing:

Inhoud van de mailing bewerken
  • Afzender - Selecteer hier de afzender van je mailing. Je kunt hier kiezen uit alle geverifieerde afzenders uit je administratie.

  • Onderwerp - Gebruik een pakkend en duidelijk onderwerp. Je kunt tags gebruiken in het onderwerp van je mailing.

  • Inhoud - Voeg de inhoud van je mailing toe. Je kunt paragrafen, headings, afbeeldingen, scheidingen, lijsten en kolommen toevoegen.

In de rechterkolom kun je de volgende zaken instellen:

  • Versturen aan iedereen - Indien leden in je doelgroep hebben aangegeven geen mailings te willen ontvangen, kun je die voorkeur middels deze optie negeren. Zo kun je belangrijke informatie omtrent de vereniging naar alle leden sturen.

  • Template - Kies de template voor je mailing. Dit bepaalt de look-and-feel van de mailing.

  • Huisstijl - Indien je meerdere websites beheert, kun je hier kiezen van welke website we de kleuren, lettertype en logo gebruiken.

  • Bijlagen toevoegen - Selecteer de bestanden die je wil meesturen met je mailing. Hou rekening met de limieten voor bestandsgrootte en dataverbruik.

  • Saved reply toevoegen - Indien je saved replies hebt aangemaakt, kun je deze hier selecteren. We voegen de saved reply in op de plek van de cursor in de editor.

  • Beschikbare tags - Als laatste zie je een overzicht van alle tags die je kunt gebruiken in het onderwerp en de inhoud van je mailing. Wanneer je een tag aanklikt, selecteren we deze volledig. Zo kun je direct knippen en plakken.

Na het opstellen van je mailing klik je onderaan op de knop 'Volgende'.

Bevestigen & verzenden

In de stap 'Bevestigen & verzenden' tonen we de mailing zoals we die aan je leden gaan versturen.

Weergave voor desktop of mobiel
Je ziet standaard de weergave voor een desktop. Via het icoontje kun je switchen naar de weergave voor op een mobiel.

Bijlagen

Mocht je bijlagen hebben toegevoegd, dan zie je in dit overzicht ook het totale dataverbruik voor het verzenden van de bijlagen en hoeveel data er nog beschikbaar is. Je leest hier meer over dataverbruik en limieten voor bijlagen.

Mailing verzenden

Klik onderaan de pagina op de knop 'Verzenden (x)'. De x staat voor het totaal aantal ontvangers van je mailing. We raden je aan te controleren of dit getal klopt.

Via 'Communicatie' in het hoofdmenu kun je de statistieken van je mailing bekijken.

Aan het versturen van mailings zijn geen extra kosten verbonden.


Gerelateerde artikelen

Heb je het antwoord gevonden?