Deze functionaliteit is onderdeel van onze 'Organisaties' module. 'Organisaties' is een vast onderdeel van ons Enterprise-pakket.
Wat is collectief factureren?
Met collectief factureren kun je leden toevoegen aan een contributiecollectief. Contributie voor leden in een collectief wordt verzameld op één factuur.
Bijvoorbeeld:
Wanneer een 'organisatie' een werkgever is, en de werkgever het lidmaatschap van haar medewerkers betaald voor deelname aan de vereniging:
Met Collectief factureren kun je de werkgever in 1x factureren voor het lidmaatschap van alle leden.
Collectief factureren instellen
Je kunt per lidstatus instellen of leden met deze status collectief gefactureerd kunnen worden.
Ga naar 'Instellingen > Lidstatussen'
Kies de lidstatus waarvoor je collectief factureren mogelijk wil maken
Stel de contributie in op 'Collectief'
Let op: zie je de optie 'Collectief' niet? Dan is collectief factureren niet ingeschakeld voor jouw organisatie. Neem contact op met Congressus support om collectief factureren te gebruiken.
Contributieniveaus
Er zijn verschillende contributieniveaus in te stellen. Zo maak je staffels voor collectieven met meerdere leden.
Bijvoorbeeld:
Collectieven met 1 tot en met 25 factureer je met product X
Collectieven met 26 of meer leden factuur je met product Y
Per contributieniveau kun je instellen of het product per lid of voor alle leden in totaal wordt gefactureerd.
Contributiecollectief maken
Iedere organisatie in je administratie kan gebruikt worden als contributiecollectief. Om een nieuw contributiecollectief aan te maken, voeg je een nieuwe organisatie toe.
Je kunt het profiel van de nieuwe organisatie aanmaken op basis van de KVK-inschrijving.
Factuurgegevens beheren
In het profiel van een nieuwe organisatie kun je instellen naar welk adres en e-mailadres de factuur voor de contributie wordt gestuurd. Hierin kun je ook een afwijkende referentie invullen die op de factuur gebruikt wordt.
Leden in contributiecollectief
Wanneer een organisatie als contributiecollectief is ingesteld, tonen we een extra tabblad in het profiel van de organisatie met daarop de leden binnen het contributiecollectief. Je ziet hier ook in één oogopslag wanneer ieder lid voor het laatst gefactureerd is voor de contributie.
Lid koppelen aan contributiecollectief
Je kunt leden koppelen aan een contributiecollectief via het tabblad 'Lidmaatschap' in het profiel van een lid.
Contributiefacturen aanmaken voor een collectief
Het aanmaken van contributiefacturen voor een collectief kan alleen vanuit de nieuwe interface van Congressus Manager.
Ga naar 'Financieel > Facturen'
Klik rechtsboven op 'Nieuwe factuur > Contributiefacturen maken'
Volg het stappenplan
Congressus zal nu automatisch begrijpen dat de Collectieve facturen anders verwerkt moeten worden dan de 'normale' facturen. Alle leden binnen het collectief worden verzameld en toegevoegd aan één factuur.