Met externe facturen zien jij en je leden in Congressus wat leden en groepen bij je vereniging hebben afgenomen en betaald, terwijl je boekhouding buiten Congressus blijft. Je importeert facturen of grootboekkaarten uit Exact Online. Congressus int deze bedragen niet.
Wil je externe facturen gebruiken? Neem contact met ons op, dan zetten we de module voor je aan.
Importeren
Ga naar Financieel > Externe facturen > Imports en klik op Importeren. Kies bij Type wat je importeert:
Externe facturen (Exact Online XML): een bestand met facturen uit Exact Online. Vul ook een Bron in en gebruik bij elke import dezelfde bron.
Grootboekkaart (Exact Online, Excel): alle boekingen op één grootboekrekening, zoals een barrekening. Zie hieronder.
Externe facturen kun je ook via onze API importeren.
Grootboekkaart importeren
Exporteer in Exact Online het rapport 'Kaart: Grootboekrekening' voor één grootboekrekening en één boekjaar als Excel-bestand (.xlsx).
Kies bij Type voor Grootboekkaart (Exact Online, Excel) en voeg het bestand toe.
Kies bij Administratie de administratie waaruit je de kaart hebt geëxporteerd.
Klik op Importeren.
Je ziet daarna het Saldo per debiteur. Klopt de kaart niet, bijvoorbeeld omdat de beginbalans plus debet min credit niet op het eindsaldo uitkomt, of is het geen .xlsx-bestand, dan zie je een melding met de reden.
Importeer je later een nieuwere kaart van dezelfde administratie, grootboekrekening en boekjaar, dan vervangt die de vorige. De vorige import blijft in de lijst staan met Vervangen door een nieuwere import. Verwijder je de nieuwere import, dan geldt de vorige weer.
Titel en beschrijving
Met Titel en beschrijving bewerken geef je de rekening een naam die leden begrijpen, zoals 'Barrekening'. Zonder titel zien leden de naam van de grootboekrekening. Het boekjaar staat er al bij, dus dat hoeft niet in de titel. De titel blijft bewaard voor het volgende boekjaar.
In de beschrijving kun je de rekening toelichten of linken naar de plek waar leden hun saldo kunnen betalen. Leden zien de beschrijving boven hun boekingen.
Debiteuren koppelen
Elke factuur en boeking hoort bij een debiteur uit je boekhouding. Leden zien die pas als de debiteur aan een lid of een collectie, zoals een groep, is gekoppeld.
Ga naar Externe facturen > Debiteuren, open een debiteur en kies het lid of de collectie.
Of kies Debiteuren koppelen om alle debiteuren in één keer te koppelen. Congressus vergelijkt het debiteurnummer met het Lid ID van je leden en laat je de koppelingen eerst zien.
Bij een grootboekkaart zie je bij een debiteur die nog niet gekoppeld is Niet gekoppeld: debiteur koppelen. Zodra je die koppelt, ziet het lid zijn boekingen meteen.
Wat leden en beheerders zien
Op de webpagina met de module 'profiel' zien leden per grootboekrekening hun saldo, als openstaand bedrag of tegoed, en al hun boekingen met het saldo na elke boeking. Deze pagina zetten we voor je aan; neem daarvoor contact met ons op.
In Congressus Manager zie je bij een lid op het tabblad Facturen de externe facturen van deze maand en dit jaar.