In dit artikel leggen we je uit hoe je je Exact Online administratie kunt koppelen aan je ledenadministratie in Congressus. Met deze koppeling worden wijzigingen in de ledenadministratie direct verwerkt in Exact Online, zodat je relaties daar altijd up-to-date zijn.
In deze handleiding gaan we er vanuit dat je een ingerichte administratie hebt in Exact Online en gebruiken we de Nederlandstalige termen.
Daarnaast dien je de module voor Exact Online te gebruiken in Congressus. Heb je deze niet? Neem dan even contact op met support@congressus.nl of gebruik de chat!
Meerdere financiële administraties
Heb je meerdere financiële administraties in Congressus én Exact Online? Je kunt elke financiële administratie in Congressus koppelen aan een andere administratie in Exact Online. Dit betekent wel dat je voor elke administratie een nieuwe koppeling moet maken.
Let op: verbind niet meerdere financiële administraties binnen Congressus met dezelfde administratie in Exact Online. Dit zorgt ervoor dat er informatie in Exact Online overschreven wordt.
Een nieuwe koppeling maken met Exact Online
Volg de stappen hieronder om een nieuwe koppeling te maken met Exact Online:
Stap 1: app registreren in Exact Online
Ga naar je administratie in Exact Online. Hier vind je in de cockpit onder 'Marktplaats' een link naar het Exact App Center. Met de volgende stappen bereidt je Exact Online voor op een koppeling met Congressus.
Ga naar het Exact App Center;
Klik rechtsboven op 'Registreer API sleutels' (zie bovenstaand screenshot) of 'Mijn apps beheren';
Klik op 'Een API-sleutel registreren'. Je krijgt onderstaand scherm te zien:
Vul bij naam 'Congressus' in;
Vul bij Redirect URL de volgende URL in:
https://manager.congressus.nl/settings/integrations/exact-online/configs/authorizeGa akkoord met de voorwaarden van Exact Online door het zetten van de vereiste vinkjes;
Klik op 'Registreren';
Je ziet nu een overzicht met alle gegevens van de zojuist aangemaakte API-sleutel;
Onder het kopje 'Autorisatiegegevens' (zie onderstaande screenshot) staan een Client ID en Client secret (na het klikken op 'Tonen'). Deze gegevens heb je nodig om Congressus Manager te koppelen. Houd dit scherm dus open.
Stap 2: koppeling toevoegen in Congressus Manager
We gaan nu verder met het aanmaken van de koppeling met Exact Online in Congressus Manager.
Let op: als je meerdere financiële administraties hebt in Congressus en je wil ze allemaal synchroniseren met verschillende administraties in Exact Online, dan moet je voor elke financiële administratie een aparte koppeling maken met Exact Online.
Log in bij Congressus Manager;
Ga naar 'Instellingen > Integraties > Exact Online';
Klik rechtsboven op 'Verbinding toevoegen';
Vul de Client ID en Client secret in, zoals je die in stap 1 van deze handleiding hebt aangemaakt;
Klik op 'Verbinding maken';
Je ziet dat de nieuwe verbinding nog verbroken is. Klik op 'Verbinden' om het verbindingsproces te starten;
Je wordt doorverwezen naar een pagina van Exact Online, waarop je gevraagd wordt toestemming te geven. Klik hier op 'Toestaan';
Je wordt doorverwezen naar Congressus Manager. Selecteer hier de juiste financiële administratie waarmee je je Exact Online administratie wilt koppelen;
Onder het kopje 'Synchronisatie' kan je selecteren welke lidstatussen je automatisch wil synchroniseren met Exact Online (zie screenshot);
Klik op 'Opslaan';
Om de verbinding in te schakelen klik je op 'Acties' en vervolgens op 'Inschakelen'. Vanaf nu worden de gekozen lidstatussen automatisch gesynchroniseerd met Exact Online.
Koppeling wijzigen, uitschakelen of verwijderen
Wil je de koppeling met Exact Online wijzigen, uitschakelen of verwijderen? Ga dan in Congressus Manager naar 'Instellingen > Integraties > Exact Online'. Hier kun je de koppelingsgegevens bewerken, of via de 'Acties'-knop rechtsboven de koppeling (tijdelijk) uitschakelen of verwijderen.