De gegevens van een lid in de ledenadministratie vormen het lidprofiel. Onder Leden kun je deze lidprofielen opzoeken. Indien je het volledige profiel van een lid wilt zien, kun je op het lidnummer/studentnummer (groen in onderstaand screenshot) klikken óf op de knop bewerken (geel in onderstaand screenshot).

Vervolgens ga je naar het overzicht van dit lid. Hier vind je alle persoonsgegevens die in Congressus zijn opgeslagen én overzichten van communicatie, evenementen en verkopen.

Je krijgt dan het volgende overzicht te zien:

Indien we nog specifieke velden hebben aangemaakt voor jouw vereniging, zie je die onder een extra tabblad of meerdere extra tabbladen tussen personalia en lidmaatschap. Alle andere tabbladen die hieronder staan zijn voor iedere vereniging hetzelfde. Hierom kun je de benamingen niet aanpassen. Wel kun je er voor kiezen om bepaalde velden niet te tonen omdat je die niet nodig hebt. Hoe je dat doet lees je hier.

Laten we de verschillende tabbladen doorlopen:

Personalia
Lidmaatschap
Voorkeuren
Evenementen
Organisaties
Groepen
Communicatie
Verkopen
Eventuele extra tabbladen

De velden en benamingen van de velden onder tabbladen 1 t/m 7 zijn voor elke vereniging die Congressus gebruikt hetzelfde. Hierin kunnen we dus geen wijzigingen doorvoeren.

1. Tabblad Personalia

Onder Personalia vind je de basisgegevens van een lid. Hier kun je ook een automatische incasso machtiging downloaden en (als die is ondertekend) toevoegen. Let op: het formulier kun je pas downloaden als er een geldige IBAN is ingevoerd omdat in het formulier direct de persoon- en betaalgegevens van het lid worden verwerkt.

2. Tabblad Lidmaatschap

Onder het tabblad lidmaatschap kun je het volgende doen:

Het lid ID/Studentnummer aanpassen. Dit veld (geel omcirkeld in de afbeelding hierboven) is ten alle tijden verplicht en moet uniek zijn. Via instellingen kun je aangeven dat Congressus zelf een Lid ID genereert op basis van een aantal tags. In dat geval kun je het veld beter niet aanpassen. Hoe je een Lid ID automatisch genereert lees je hier.
De lidstatus van een lid aanpassen. De lidstatus pas je bijvoorbeeld aan als een lid reünist of lid af wilt worden. Dat doe je in door op wijzig te klikken (hierboven groen omcirkeld). Vervolgens kies je de gewenste lidstatus en geef je daarbij een datum wanneer die lidstatus in gaat. Je kunt de wijzigingen dus direct doorvoeren als je ze binnenkrijgt. Als de datum in de toekomst ligt dan zal Congressus op de opgegeven datum de lidstatus wijzigen.
Het lid een activatie mail sturen. Een activatie mail gebruik je om een lid uit te nodigen om het account op de website te activeren. Dit kan alleen bij actieve lidstatussen en dus niet bij gearchiveerde lidstatussen. Tip: je kunt ook al je leden of segmenten ervan in 1 keer een activatie link sturen.
De lidmaatschapshistorie bekijken. Congressus houdt bij welke lidstatussen een lid allemaal heeft gehad en op welke datum deze zijn ingegaan. De huidige lidstatus heeft een groen labeltje. Je kunt alleen de eerste lidstatus aanpassen. Let daarom goed op met het wijzigen van de lidstatus, als je een foutje maakt kun je het namelijk niet meer aanpassen.

3. Voorkeuren

Onder voorkeuren kun je aangeven of een lid mails, sms en notificaties wil ontvangen. Tevens kun je aangeven of een lid in de almanak op de website gevonden wil worden en welke gegevens dan getoond mogen worden. Leden kunnen dit ook in hun eigen profiel aanpassen; mits je ze dat toestaat. Dat stel je zelf in onder Instellingen > Lidstatussen.

4. Evenementen

Hier kun je bekijken voor welke evenementen dit lid zich heeft ingeschreven.

5. Organisaties

Onder het tabblad organisaties krijg je een overzicht van alle organisaties waar het lid bij betrokken is. Ook kan je hier inzien wat de functie van het lid is bij de organisatie mits dit is ingesteld. Ook zie je vanaf wanneer het lid betrokken is bij de organisatie.

6. Groepen

Als je het lid onderdeel is van een groep, in te stellen onder Groepen links in het menu, dan zie je die hier terug. Je kunt dan ook doorklikken naar de groep om andere groepsleden te bekijken.

7. Communicatie

Onder communicatie vind je een overzicht van alle mailing en smsjes die een lid heeft gekregen. De kolom Type (in het rood gemarkeerd hierboven) geeft aan welk type communicatie het betreft; mail of SMS.
De kolom inhoud geeft de eerste regels van het bericht weer. Daar kun je ook op klikken om de hele inhoud te zien en de openingshistorie te bekijken.
De kolom status vertelt je of het bericht verzonden en/of geopend is.

8. Facturen

Onder 'Facturen' zie je het overzicht van alle facturen die gelinkt zijn aan het lid. Je kan hier inzien wat de de totale contributie is van het lid en over welke periode. Ook krijg je een overzicht van alle facturen die verzonden zijn naar het lid en uit welke periode dit is geweest. In het overzicht zie je het referentienummer van de factuur, de datum dat de factuur verzonden is, welke producten bij de factuur horen, de status van de factuur en het totaalbedrag van de factuur.

9. Eventuele extra tabbladen

Indien gewenst maken we extra tabbladen aan met vereniging specifieke informatie. Denk daarbij aan de studie die een lid doet, het werk, gegevens van ouders etc. Vaak voegen we die toe bij de eerste import op basis van de gegevens die je hebt. Deze velden kun je zelf dus niet toevoegen of bewerken. Je kunt wel aanpassen of een lid de gegevens kan zien. Net zoals met alle andere velden.