In Congressus Manager krijg je een melding wanneer er nog openstaande facturen zijn uit eerdere jaren.
Met onderstaande stappenplan helpen we je om de openstaande facturen te verwerken:
Wel een betaling ontvangen?
Controleer of je in het verleden wel een betaling hebt ontvangen voor de openstaande facturen.
Het juiste bedrag is betaald
Verwerk de betaling - zoek de factuur op en klik rechtsboven op 'Verwerk betaling'. Wanneer de factuur volledig betaald is, krijgt deze de status 'betaald'.
Bulk betalingen verwerken - je kunt ook betalingen in bulk verwerken. In het factuuroverzicht kies je rechtsboven voor 'Bulk-acties > Verwerk betaling'.
Negatief openstaand bedrag
Wanneer er vaker of meer betaald is voor een factuur, dien je het teveel betaalde bedrag terug te storten. Vervolgens verwerk je een negatieve betaling bij de betreffende factuur.
Openstaande creditfactuur
Bij creditfacturen is het belangrijk om deze te verrekenen met de originele factuur. Mocht je de creditfactuur niet kunnen verrekenen of staat er na verrekenen nog een bedrag open, dan dien je het openstaande bedrag terug te storten. Vervolgens verwerk je de negatieve betaling bij de betreffende factuur.
Terugbetalen via Mollie - je kunt vanuit het Mollie dashboard een terugbetaling doen wanneer de originele factuur is betaald via iDeal. Het terugbetaalde bedrag wordt automatisch verwerkt bij de creditfactuur. Is er geen creditfactuur? Dan boeken we de betaling bij de originele factuur.
Geen betaling ontvangen?
Wanneer je geen betaling hebt ontvangen, kun je als vereniging bepalen wat je met de openstaande factuur wil doen.
Ik wil dat de factuur alsnog betaald wordt
Factuur herinneren - je kunt een herinnering versturen met het verzoek alsnog te betalen.
Bulk facturen herinneren - je kunt facturen ook in bulk herinneren. In het factuuroverzicht kies je rechtsboven voor 'Bulk-acties > Verstuur herinneringen'.
Uitbesteden aan een incassobureau - mocht je de factuur al drie keer herinnerd/aangemaand hebben, dan kun je overwegen de factuur over te dragen aan een incassobureau.
Ik verwacht geen betaling meer voor de factuur
Wanneer je geen betaling meer verwacht, is het belangrijk om dit goed te verwerken in je administratie. Dat kan op twee manieren:
Maak een creditfactuur - je kunt een creditfactuur maken en versturen. Na het versturen kun je de creditfactuur en originele factuur met elkaar verrekenen.
Markeren als oninbaar - is de factuur erg oud en verwacht je geen betaling? Dan kun je de factuur als oninbaar markeren.
Bulk-acties - je kunt facturen ook in bulk crediteren of als oninbaar markeren. In het factuuroverzicht kies je rechtsboven voor 'Bulk-acties' en klik je op de gewenste optie.