Hier vind je het voorbeeldbestand: Voorbeeld: lege ledenlijst met 1 voorbeeld lid, deze kun je downloaden en zelf invullen. We hebben verplicht een naam, lidnummer en e mailadres nodig van elk lid dat je wilt importeren. De andere velden zijn optioneel. Als je het eenmaal hebt ingevuld kun je deze opsturen naar Support en dan gaan wij ermee aan de slag!

De ledenlijst is de basis voor je administratie in Congressus. Het is daarom van belang om deze zo correct en compleet mogelijk te uploaden. In dit artikel lees je wat je ledenlijst allemaal moet en mag bevatten, en geven we je een voorbeeld van een correcte ledenlijst. Deze kun je terugvinden onderaan het artikel.

Congressus Support kan snel en gemakkelijk je ledenlijst voor je importeren, neem hiervoor contact op met onze support op maandag tot en met vrijdag vanaf 09:00-17:00 via de chat of mail naar support@congressus.nl.

Het profiel van een lid bestaat uit een standaard set aan velden. Daarnaast kunnen we specifiek voor je vereniging extra velden aanmaken, hiervoor kun je terecht bij onze support via mail of chat.

Om een lid te importeren in je ledenadministratie hebben we minimaal een naam, lid nummer en een e-mail adres nodig. De andere velden zijn optioneel mocht je meer informatie van je leden willen importeren naar Congressus.

Hieronder vind je een overzicht van de standaard velden die we kunnen importeren vanuit je ledenlijst.

Dit veld is uniek voor ieder lid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een studentnummer. Als je als vereniging geen Lid ID gebruikt, dan kun je via 'Instellingen > Algemeen' een formaat instellen dat Congressus gebruikt voor het automatisch toekennen van een uniek Lid ID.

Om een lid toe te voegen, willen we weten vanaf welke datum iemand lid is van je vereniging. Congressus accepteert twee varianten:

LET OP: dit is een verplicht veld. Als dit veld ontbreekt, wordt de datum gebruikt waarop het lid wordt geïmporteerd.

In sommige gevallen komt het voor dat een lid al een hele historie heeft opgebouwd binnen je vereniging. Denk daarbij aan een reünist. Deze is lid geworden op een bepaalde datum en later reünist geworden van de vereniging. Deze historie kun je behouden bij het importeren van je ledenlijst in Congressus.

Bij het importeren kun je een tweede en derde lidstatus en 'Lid sinds' datum meegeven. Denk aan onderstaand voorbeeld:

Voor dit veld heb je de opties:

- Man / Vrouw / Overig
- m / f / o
- m / v / o

Als er via Instellingen > Algemeen een overige genderoptie is toegevoegd nemen we die ook mee in de import. Het wordt dan M/V/O.

Lees meer over gender opties hier: https://support.congressus.nl/nl/articles/6078113-extra-gender-optie-gebruiken

De naam van een lid kan uit veel verschillende onderdelen bestaan. Dit is een lijst met alle mogelijke onderdelen van de naam van een lid in Congressus. Zorg er voor dat elk onderdeel in een eigen kolom staat.

Het e-mailadres is een belangrijk veld, omdat veel communicatie met het lid vanuit Congressus via e-mail plaatsvindt. Bij het importeren controleren we of een e-mailadres geldig is.

Dit veld bestaat uit onderstaande onderdelen:

Zorg ervoor dat het nummer begint met de landcode (bijv. +31612345678) of een 0 (bijv. 0612345678). Kies hiervoor de Excel getalnotatie ‘Meer getalnotaties’ > ‘Speciaal’ > ‘Telefoonnummer’. Alle speciale tekens worden automatisch uit het nummer verwijderd. Daarnaast controleren we of het telefoonnummer geldig is.

Zorg ervoor dat het nummer begint met de landcode (bijv. +31502110016) of een 0 (bijv. 0502110016). Kies hiervoor de Excel getalnotatie ‘Meer getalnotaties’ > ‘Speciaal’ > ‘Telefoonnummer’. Alle speciale tekens worden automatisch uit het nummer verwijderd. Daarnaast controleren we of het telefoonnummer geldig is.

De geboortedatum kun je aanleveren in het formaat 'jjjj-mm-dd'. Weet je de geboortedatum niet? Dan blijft dit veld leeg in Congressus.

Onderstaande gegevens zijn relevant wanneer je vereniging ook aan de slag gaat met de financiële functionaliteit in Congressus.

Is het IBAN van een lid niet correct of niet volledig, dan wordt er voor dit lid geen IBAN opgenomen in het ledenbestand. Voor Nederlandse IBAN's is deze controle zeer uitgebreid, voor buitenlandse IBAN's controleren we enkel op de juiste lengte.

Voor Nederlandse IBAN's wordt automatisch de juiste BIC bepaald. Voor buitenlandse IBAN's dien je zelf de juiste BIC aan te leveren.

SEPA-machtiging datum

Heb je een machtiging voor automatische incasso van een lid? Dan kun je deze in Congressus importeren door de machtigingsdatum te importeren.

LET OP: Alleen wanneer we ook een geldige IBAN hebben van een lid, kunnen we bij het importeren een machtiging toevoegen.

SEPA-machtiging kenmerk / machtiging referentie 

Je kunt hier het machtigingskenmerk toevoegen wanneer je deze al weet en hebt gecommuniceerd met het lid. Wanneer je dit veld leeg laat of niet importeert, bepaalt Congressus automatisch een unieke machtigingskenmerk wanneer er een machtiging wordt toegevoegd bij een lid.
​

Het is mogelijk om leden direct in te delen in groepen. Je kunt deze informatie importeren door een kolom 'Groepen' toe te voegen aan je ledenlijst met daarin de groepen door een komma gescheiden en volgens onderstaand formaat:

Een startdatum en einddatum kunnen zowel een jaartal ('2018', geïmporteerd als 1 september 2018) als een volledige datum ('2018-11-02', geïmporteerd als 2 november 2018) bevatten.

Voorbeeld: "Commissies/Almanakredactie 2014-2015[2014],Commissies/IT-commissie 2015-2016[2015#2016],Besturen/Bestuur 2016-2017[2016-09-10#2017-09-09]" koppelt het lid aan 3 groepen.

Naast bovenstaande velden kunnen we extra velden toevoegen aan je ledenadministratie in Congressus. Zoals vermeld kun je hiervoor terecht bij onze supportmedewerkers via chat of mail. Dit kunnen velden zijn van onderstaande types:

De velden gemarkeerd met een * worden tevens beschikbaar in filters.