Om je ledenadministratie nog overzichtelijker te maken is er binnen Congressus de mogelijkheid om je leden in te delen in groepen. Denk bijvoorbeeld aan Bestuur, Commissies, Jaarclubs, etc. Je kunt groepen vinden links in het hoofdmenu boven communicatie
Waar gebruik je een groep voor?
Groepen worden onderverdeeld in mappen en eventueel sub-mappen. In het voorbeeld hieronder wordt de hoofdmap 'Commissies' onderverdeeld in vijf sub-mappen. Onder de sub-map 'Congres' vallen de Congrescommissies van 2013 tot en met 2015. Zo blijf je overzicht houden over (jaarlijks) wisselende commissies en de leden daarvan.
Map toevoegen
Onder groepen, links in het hoofdmenu, krijg je een overzicht van alle groepen die er zijn voor je vereniging. Alle groepen worden ingedeeld in verschillende mappen. Er worden standaard twee mappen aangemaakt: Bestuur en Commissies. Je kunt hier nieuwe mappen aan toevoegen, bijvoorbeeld Disputen, Jaarclubs, etc. Je kunt rechtsboven klikken op de groene knop 'Map toevoegen' om een nieuwe map aan te maken. Onder mappen kun je sub-mappen maken door een bovenliggende map te kiezen. In het voorbeeld hierboven is ‘Commissies’ de hoofdmap, met daaronder vijf sub-mappen.
Map bewerken
Je bewerkt een map door de map te openen en bij 'Acties' te kiezen voor 'Map bewerken'. Hier kun je de naam van de map en de eventueel bovenliggende map veranderen. Onder 'Publicatie' stel je in of de groepen in de map op de website worden gepubliceerd, en zo ja, op welke manier. Wil je afbeeldingen of documenten delen met de groep, dan stel je dat in onder 'Media'.
Wie kan de leden zien
Onder 'Rechten' bepaal je bij 'Wie kan de leden zien' wie op de website de ledenlijst van de groepen in deze map ziet:
'Niemand';
'Leden van de groep': de leden van een groep zien de ledenlijst van hun eigen groep op de webpagina met de module 'profiel';
'Alle leden': elk ingelogd lid ziet de ledenlijst, ook op de webpagina met de module 'groepen';
'Zelfde als de bovenliggende map, of de groepsinstellingen': de map volgt de bovenliggende map, een hoofdmap volgt de instelling bij Instellingen > Groepen.
Bij Instellingen > Groepen stel je onder 'Rechten' de standaard voor je vereniging in.
Groep toevoegen
Na het aanmaken van een map kun je binnen deze mappen verschillende groepen aanmaken. Dit doe je door een map aan te klikken en rechts bovenin op + Groep toevoegen te klikken. Hier stel je de naam, bovenliggende map en eigenschappen van de groep in.
Als de groep is aangemaakt kun je de groepsleden gaan toevoegen. Je kunt alleen leden toevoegen die al zijn opgenomen in je ledenadministratie. Een lid toevoegen doe je door te klikken op Lid toevoegen, en doe je handmatig per lid. Wanneer je een heel grote groep wilt samenstellen, zoals een studierichting, kun je dus beter een filter aanmaken.
Groep bewerken
Je kunt een groep bewerken door rechts op Bewerk te klikken. Per tabblad (Leden, Eigenschappen, Beschrijving) kun je de informatie en instellingen van de groep veranderen. Wanneer je een lid van de groep aanklikt, kun je de groepsfunctie en data wijzigen.
Groepen exporteren
Je exporteert groepen naar Excel met de knop 'Exporteren':
op het overzicht van Groepen: alle groepen in de mappen die je mag zien;
in een map: de groepen in die map en de sub-mappen;
in een groep, via 'Acties' > 'Export groep': de leden van die groep.
De export van een map of van alle groepen heeft twee tabbladen: 'Groepen' en 'Lidmaatschappen', met een regel per lidmaatschap, ook de beëindigde. Voor exporteren heeft je gebruikersgroep het recht 'Exporteren' bij Groepen nodig.