De ledenadministratie bestaat uit huidige leden, gearchiveerde leden en verwijderde leden. In dit artikel lees je wat dit precies inhoudt en hoe je dit gebruikt. Het is goed om te weten dat je binnen deze onderverdeling nog lidstatussen kunt aanmaken en bewerken. Hoe je dat doet lees je hier.

Huidige leden zijn alle leden die betalen voor hun lidmaatschap bij je vereniging, een eigen profiel hebben en dus mogen inloggen op de website. Naast de maandelijkse pakketprijs betaal je ook een vast bedrag per huidig lid. Deze prijs is afhankelijk van je pakket. 

In de demo-omgeving worden huidige leden onderverdeeld in Aspirant lid en Lid. Zoals hierboven beschreven staat, kun je zelf lidstatussen bewerken en toevoegen. Ook wordt standaard ingesteld dat een nieuw lid wordt ingedeeld als Aspirant lid. 

De lidstatus ‘gearchiveerd’ wordt vaak gebruikt voor reünisten of oud-leden. Gearchiveerde leden zijn de leden waarvan je de gegevens wel wilt bewaren maar die verder niet meer op de website mogen inloggen. Deze leden kun je dus kosteloos in Congressus beheren. Wél kun je gearchiveerde leden mailen. Zo blijf je makkelijk in contact met bijvoorbeeld reünisten!

Je kunt een lid dus archiveren als je hem of haar geen toegang meer wilt verlenen tot het ingelogde deel van de website, maar wel de gegevens van dit lid wilt behouden en hem of haar nog wilt kunnen mailen. 

Voormalige leden zijn de leden die op geen enkele manier meer met je vereniging te maken hebben. Indien je de gegevens van een lid niet wilt bewaren (archiveren), kun je een lid verwijderen en komt dit onder Voormalige leden te staan. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan wanneer een lid zich verkeerd of dubbel heeft ingeschreven. Hoewel je een verwijdering altijd ongedaan kunt maken, wordt het afgeraden om leden te verwijderen omdat je de gegevens van het lid dan niet meer kunt inzien of gebruiken.