De AVG schrijft voor dat je moet kunnen aantonen hoe je de persoonsgegevens van een lid hebt ontvangen. In Congressus heb je verschillende manieren om de persoonsgegevens toe te voegen aan je ledenadministratie, bijvoorbeeld het privacybeleid en cookieverklaring. 

Indien de persoonsgegeven van een lid niet via het online lid worden formulier zijn verkregen en de persoonsgegevens dus op een andere manier in Congressus Manager zijn gekomen, geeft Congressus een van de volgende mogelijkheden bij het lid aan:

In bovenstaande gevallen is het voor Congressus onmogelijk om te weten hoe de persoonsgegevens zijn verkregen. Hierdoor kunnen we de wijze van het verkrijgen van de persoonsgegevens en datum waarop de persoonsgegevens zijn verkregen niet automatisch tonen. Het is aan de vereniging om dit op een andere manier bij te houden. 

Inzicht en rapporteren
In het profiel van een lid in Congressus Manger kun je inzien hoe het lid is lid geworden en wanneer het lid in de ledenadministratie in Congressus Manager is gekomen. Let op: de datum waarop het lid in de ledenadministratie van Congressus Manager is gekomen kan verschillen van de datum dat een lid is lid geworden van de vereniging!

In de volledige export van de ledenadministratie zijn er twee extra kolommen toegevoegd: “Persoonsgegevens verkregen via” en “Datum waarop persoonsgegevens zijn verkregen”.