Facturen versturen is natuurlijk een belangrijk onderdeel van je vereniging. Je kunt facturen aanmaken en versturen naar je leden voor evenementen, webshop aankopen en contributie, daarnaast is het ook mogelijk om losse facturen aan te maken en deze naar je leden te versturen.
Factureren binnen Congressus is gemakkelijk en overzichtelijk, hierdoor houd je gemakkelijk je financiële administratie bij. Dit artikel loopt de belangrijkste punten van facturen bij langs.
Herinneren en aanmanen
Congressus houdt bij wanneer een factuur verzonden is, maar vooral ook wanneer deze betaald zou moeten zijn. Is een factuur niet op tijd betaald? Dan kun je direct een herinnering of aanmaning sturen. We houden per factuur bij óf en hoe vaak je deze herinnert hebt.
In het overzicht met facturen zie je direct de status van de factuur en hoe vaak deze herinnert is.
Factuurstatus
Elke factuur heeft een status, de factuur statussen die Congressus kent zijn:
Concept - Deze factuur is nog niet verzonden en alleen zichtbaar in Congressus Manager. Concept-facturen zijn handig om te kunnen checken of de factuur correct is voordat je deze verzend.
Open - De factuur is verstuurd en de betaaltermijn is nog niet vervallen.
Betaling in uitvoering - De betaling van de factuur is op dit moment in uitvoering, bijvoorbeeld via iDeal of automatische incasso. De status wordt automatisch bijgewerkt.
Vervallen - De betaaltermijn van de factuur is vervallen. Je had al een betaling verwacht, maar deze is nog niet ontvangen of verwerkt. Je kunt een vervallen factuur een herinnering sturen.
Herinnerd - De factuur is herinnerd, omdat de betaaltermijn vervallen is en je nog geen betaling hebt ontvangen. Iedere herinnering heeft een nieuwe betaaltermijn, gaat deze voorbij dan komt de factuur weer als 'vervallen' in je administratie.
Betaald - De factuur is volledig betaald.
Oninbaar - Verwacht je dat de factuur nooit betaald gaat worden? Dan markeer je de factuur als oninbaar.
Workflows voor facturen
Met een factuurworkflow stel je in welke betalingsvoorwaarden en betaaltermijn je hanteert. Ook kun je de tekst bewerken die gebruikt wordt bij het versturen, herinneren en aanmanen van een factuur. Je vindt de factuurworkflows via 'Instellingen > Factuurworkflows'.
Facturen aan leden, organisaties en externen
Je kunt nieuwe facturen aanmaken voor zowel leden, organisaties, groepen en externen. Hierdoor houd je de financiële administratie lekker centraal, dat is wel zo gemakkelijk en duidelijk.
Wil je facturen sturen aan een grote groep leden, bijvoorbeeld voor de contributie? Dat kan je direct doen vanuit een lijst in de ledenadministratie. Zo kun je nog preciezer bepalen voor welke leden je een factuur wil aanmaken.
PDF-factuur als e-mailbijlage
Wanneer je er voor kiest je facturen of herinneringen per e-mail te verzenden, dan voegen we de factuur direct als PDF-bestand toe in de bijlage. Wel zo handig voor de ontvanger!
Creditfacturen maken
Het is niet mogelijk om een factuur te annuleren. In plaats daarvan kun je een creditfactuur maken. Zo is je administratie overzichtelijker en voorkom je eventuele problemen wanneer je een externe boekhouding gebruikt.
Facturen als oninbaar markeren
Kun je een factuur niet innen, bijvoorbeeld omdat het lid onbereikbaar blijkt? Dan kun je er voor kiezen een factuur als 'oninbaar' te markeren. Een oninbare factuur zal niet meer herinnerd worden.
Alle communicatie op een rijtje
De e-mails die Congressus verstuurt met betrekking tot een factuur, zijn nu direct inzichtelijk wanneer je een factuur bekijkt in Congressus Manager. Zo ben je altijd op de hoogte van de relevante communicatie.
Gerelateerde artikelen