De ledenlijst is de basis voor je administratie in Congressus. Het is daarom van belang om deze zo correct en compleet mogelijk te uploaden. In dit artikel lees je wat je ledenlijst allemaal moet en mag bevatten, en geven we je een voorbeeld van een correcte ledenlijst.

Velden in je ledenadministratie

Het profiel van een lid bestaat uit een standaard set aan velden. Daarnaast kunnen we specifiek voor je vereniging extra velden aanmaken.

Om een lid te importeren in je ledenadministratie raden we aan in ieder geval een datum lid sinds, achternaam en e-mailadres op te nemen in de ledenlijst.

Hieronder vind je een overzicht van de standaard velden die we kunnen importeren vanuit je ledenlijst.

Lidmaatschap

Lid ID

Dit veld is een uniek voor ieder lid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een studentnummer. Als je als vereniging geen Lid ID gebruikt, dan kun je via 'Instellingen > Algemeen' een formaat instellen dat Congressus gebruikt voor het automatisch toekennen van een uniek Lid ID.

Lid sinds

Om een lid toe te voegen, willen we weten vanaf welke datum iemand lid is van je vereniging. Congressus accepteert twee varianten:

  • een volledige datum (bijvoorbeeld '2018-10-06' voor 6 oktober 2018)
  • een jaartal, waarbij als datum 1 september van dat jaartal wordt gebruikt (bijvoorbeeld '2016' voor 1 september 2016)

LET OP: dit is een verplicht veld. Als dit veld ontbreekt, wordt het datum gebruikt waarop het lid wordt geïmporteerd.

Meer lidmaatschapshistorie

In sommige gevallen komt het voor dat een lid al een hele historie heeft opgebouwd binnen je vereniging. Denk daarbij aan een reünist. Deze is lid geworden op een bepaalde datum en later reünist geworden van de vereniging. Deze historie kun je behouden bij het importeren van je ledenlijst in Congressus.

Bij het importeren kun je een tweede en derde lidstatus en 'Lid sinds' datum meegeven. Denk aan onderstaand voorbeeld:

  • Lid per 1-9-1972 (eerste lidstatus + lid-sinds datum)
  • Reünist per 1-9-1976 (tweede lidstatus + lid-sinds datum)
  • Overleden per 10-10-2010 (derde lidstatus + lid-sinds datum)

Personalia

Geslacht

Voor dit veld heb je de opties:

- Man / Vrouw
- m / f
- m / v 

Weet je het geslacht van je leden niet? Dan importeren we alle leden automatisch als man.

Naam

De naam van een lid kan uit veel verschillende onderdelen bestaan. Dit is een lijst met alle mogelijke onderdelen van de naam van een lid in Congressus. Zorg er voor dat elk onderdeel in een eigen kolom staat.

  • Titel (denk aan Dr., Prof., etc.)
  • Voorletters (deze worden bij het importeren automatisch omgezet in hoofdletters, gescheiden door een punt)
  • Nicknaam (ook wel bijnaam)
  • Roepnaam
  • Voorna(a)m(en) (een of meerdere voornamen)
  • Tussenvoegsel achternaam (van der, van, etc.)
  • Achternaam
  • Tussenvoegsel aangetrouwde naam (van der, van, etc.)
  • Aangetrouwde naam
  • Graad (denk aan Msc., Ing., etc.)

E-mailadres

Het e-mailadres is een belangrijk veld, omdat veel communicatie met het lid vanuit Congressus via e-mail plaatsvindt. Bij het importeren controleren we of een e-mailadres geldig is.

Adres

Dit veld bestaat uit onderstaande onderdelen:

  • Adres (combinatie van straatnaam, huisnummer en eventuele toevoeging)
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Land (optioneel, standaard Nederland)

Mobiele telefoon

Zorg ervoor dat het nummer begint met de landcode (bijv. +31612345678) of een 0 (bijv. 0612345678). Kies hiervoor de Excel getalnotatie ‘Meer getalnotaties’ > ‘Speciaal’ > ‘Telefoonnummer’. Alle speciale tekens worden automatisch uit het nummer verwijderd. Daarnaast controleren we of het telefoonnummer geldig is.

Thuis telefoon

Zorg ervoor dat het nummer begint met de landcode (bijv. +31502110016) of een 0 (bijv. 0502110016). Kies hiervoor de Excel getalnotatie ‘Meer getalnotaties’ > ‘Speciaal’ > ‘Telefoonnummer’. Alle speciale tekens worden automatisch uit het nummer verwijderd. Daarnaast controleren we of het telefoonnummer geldig is.

Geboortedatum

De geboortedatum kun je aanleveren in het formaat 'jjjj-mm-dd'. Weet je de geboortedatum niet? Dan blijft dit veld leeg in Congressus.

Financiële gegevens

Onderstaande gegevens zijn relevant wanneer je vereniging ook aan de slag gaat met de financiële functionaliteit in Congressus.

IBAN

Is het IBAN van een lid niet correct of niet volledig, dan wordt er voor dit lid geen IBAN opgenomen in het ledenbestand. Voor Nederlandse IBAN's is deze controle zeer uitgebreid, voor buitenlandse IBAN's controleren we enkel op de juiste lengte.

BIC

Voor Nederlandse IBAN's wordt automatisch de juiste BIC bepaald. Voor buitenlandse IBAN's dien je zelf de juiste BIC aan te leveren.

SEPA-machtigingsdatum

Heb je een machtiging voor automatische incasso van een lid? Dan kun je deze in Congressus importeren door de machtigingsdatum te importeren.

LET OP: Alleen wanneer we ook een geldige IBAN hebben van een lid, kunnen we bij het importeren een machtiging toevoegen.

SEPA-machtigingkenmerk / machtigingsreferentie 

Je kunt hier het machtigingskenmerk toevoegen wanneer je deze al weet en hebt gecommuniceerd met het lid. Wanneer je dit veld leeg laat of niet importeert, bepaalt Congressus automatisch een unieke machtigingskenmerk wanneer er een machtiging wordt toegevoegd bij een lid.

Groepen

Het is mogelijk om leden direct in te delen in groepen. Je kunt deze informatie importeren door een kolom 'Groepen' toe te voegen aan je ledenlijst met daarin de groepen door een komma gescheiden en volgens onderstaand formaat:

  • Mapnaam/Groepsnaam
  • Mapnaam/Groepsnaam[startjaar]
  • Mapnaam/Groepsnaam[startjaar#eindjaar]
  • Mapnaam/Groepsnaam[startdatum]
  • Mapnaam/Groepsnaam[startdatum#einddatum]

Een startdatum en einddatum kunnen zowel een jaartal ('2018', geïmporteerd als 1 september 2018) als een volledige datum ('2018-11-02', geïmporteerd als 2 november 2018) bevatten.

Voorbeeld: "Commissies/Almanakredactie 2014-2015[2014],Commissies/IT-commissie 2015-2016[2015#2016],Besturen/Bestuur 2016-2017[2016-09-10#2017-09-09]" koppelt het lid aan 3 groepen.

Extra velden

Naast bovenstaande velden kunnen we extra velden toevoegen aan je ledenadministratie in Congressus. Dit kunnen velden zijn van onderstaande types:

  • tekstveld (maximaal 255 tekens)
  • meerregelig tekstveld
  • e-mailadres
  • URL
  • Datum
  • Datum en tijd
  • Adres (opgebouwd uit adres, postcode, woonplaats en land)
  • Telefoonnummer (opgebouwd uit landcode en telefoonnummer)
  • Getal
  • Bedrag
  • Checkbox*
  • Ja / Nee*
  • Dropdown met opties* (één geselecteerde optie mogelijk)
  • Lijst met opties* (meerdere geselecteerde opties mogelijk)
  • Studierichting* (uit lijst met alle studierichtingen van DUO)
  • Bestand*

De velden gemarkeerd met een * worden tevens beschikbaar in de filters.

Voorbeeldbestand

Voorbeeld: lege ledenlijst met 1 voorbeeldlid (deze downloaden en invullen)

Heeft u het antwoord gevonden?